Guide d’administration des programmes de chaire

À moins d’indication contraire, les règlements suivants s’appliquent à la fois au Programme des chaires de recherche du Canada, au Programme des chaires de recherche Canada 150 et au Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, qui sont tous les trois administrés par le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements.

Remarque : dans le présent guide, l’expression « organisme subventionnaire » désigne le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) ou les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).

Acceptation d’une chaire et entrée en fonction

Responsabilités et obligation de rendre compte

Financement annuel des bourses

Utilisation des bourses

Rapports et documents à l’appui

Questions administratives


Acceptation d’une chaire et entrée en fonction

Avis d’attribution et d’acceptation

Le Secrétariat envoie tous les avis d’attribution à la personne-ressource de l’établissement. Pour sa part, l’établissement doit confirmer par écrit, en fournissant les signatures appropriées, qu’il :

  • accepte la bourse telle qu’elle apparaît dans l’avis d’attribution et d’acceptation;
  • reconnaît la date d’entrée en fonction de chacun des titulaires de chaire;
  • accepte les règlements administratifs énoncés dans le présent guide.

Sur réception de cette confirmation, le Secrétariat commencera le paiement de la bourse à la date d’entrée en fonction du titulaire ou peu après, si aucune autre condition particulière n’a été imposée à la bourse.

Comme l’indique l’avis d’attribution et d’acceptation, il est attendu que les titulaires de chaire participent aux activités liées à l’évaluation par les pairs du Programme des chaires de recherche si on le leur demande. Les établissements peuvent établir des chaires de recherche du Canada en partie parce que des chercheurs et des titulaires de chaire ont généreusement donné de leur temps dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs.

Entrée en fonction

Les titulaires de chaire de recherche du Canada, de chaire d’excellence en recherche du Canada et de chaire de recherche Canada 150 doivent entrer en fonction dans les 12 mois suivant la réception, par l’établissement, de l’avis d’attribution et d’acceptation. Le Secrétariat retirera son offre pour les chaires qui n’auront pas été acceptées au cours de cette période.

Les nouveaux titulaires de chaire ne peuvent pas entrer en fonction avant le premier jour du mois où ils ont reçu l’avis d’attribution et d’acceptation. La date d’entrée en vigueur des chaires renouvelées doit être le jour suivant la date de fin de la période initiale.

Si un candidat retenu refuse une chaire d’excellence en recherche du Canada ou qu’il n’amorce pas ses tâches et ne réside pas au Canada durant la période mentionnée ci-dessus, la chaire en question sera reprise.

Période de validité

Une fois que le titulaire de chaire entre en fonction, la bourse est valable pendant sept ans dans le cas des chaires de recherche du Canada de niveau 1, des chaires d’excellence en recherche du Canada et des chaires de recherche Canada 150. La bourse est valable pendant cinq ans dans le cas des chaires de recherche du Canada de niveau 2.

Si le titulaire quitte son poste avant la fin de la période de validité de la bourse ou qu’il n’est pas en mesure d’accomplir ses fonctions, l’établissement doit en informer le Secrétariat.

Les titulaires de chaire doivent être employés à temps plein par leur établissement d’accueil pour être admissibles à la chaire.

Renouvellement d’une chaire

Les chaires de recherche du Canada de niveau 1, qui ne peuvent être renouvelées qu’une fois, sont admissibles au renouvellement au cours de la sixième année. Les chaires de recherche du Canada de niveau 2, qui ne peuvent être renouvelées qu’une fois, sont admissibles au renouvellement au cours de la quatrième année.

Si le titulaire d’une chaire de niveau 1 est nommé pour un second mandat, il n’est pas possible de présenter sa candidature à titre de nouveau titulaire d’une chaire de niveau 1 à un autre établissement, peu importe le nombre d’années du second mandat déjà écoulées.

Un titulaire qui démissionne d’une chaire de niveau 2 pour accepter une chaire de même niveau au sein d’un autre établissement n’est pas admissible à un renouvellement pour un troisième mandat, peu importe le nombre d’années pendant lequel il a rempli son mandat initial.

Si une chaire de recherche du Canada n’est pas renouvelée, l’établissement peut présenter une nouvelle candidature.

Les chaires d’excellence en recherche du Canada et les chaires de recherche Canada 150 ne sont pas renouvelables.

Détention d’autres chaires ou bourses

Un titulaire ne peut pas occuper en même temps une chaire de recherche du Canada, une chaire d’excellence en recherche du Canada et une chaire de recherche Canada 150.

Ce tableau résume les règlements liés à la détention d’autres chaires ou subventions :



Bourse

Possibilité de détenir en conjonction avec une chaire de recherche du Canada

Bourse commémorative Steacie (CRSNG)

Oui, mais la valeur de la bourse Steacie sera réduite de 90 000 $ à 30 000 $

Chaire de recherche industrielle (CRSNG)

Oui, à certaines conditions

 

 

Bourse salariale des IRSC

Non

Bourse de recherche Killam

Oui

Chaire de partenariat (CRSH)

Non

 

Titulaires de chaire étrangers

On recommande aux chercheurs étrangers titulaires de chaire de soumettre une demande de permis de travail temporaire à l’un des bureaux des visas d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Pour faire une demande de permis de travail, vous devez envoyer comme documents d’appui une lettre d’offre de l’établissement et une lettre de confirmation, que vous pouvez obtenir auprès du Secrétariat.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant l’embauche de chercheurs étrangers, de même que des renseignements généraux sur les impôts, les demandes de numéro d’assurance sociale, l’emploi du conjoint ou d’autres questions similaires, veuillez consulter le site Web d’Emploi et Développement social Canada.

Veuillez consulter le site Web de l’Agence des services frontaliers du Canada pour obtenir des renseignements sur les services frontaliers canadiens, tels que la déclaration des effets personnels.

Les membres de l’équipe du titulaire de chaire peuvent également être admissibles à une autorisation d’emploi accélérée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce processus, les établissements peuvent communiquer avec l’unité pour la mobilité internationale des travailleurs de leur région.

Il serait bon que les établissements situés dans la région de la capitale nationale (Ottawa-Gatineau) encouragent fortement les titulaires de chaire non canadiens à habiter dans la province où ils travaillent afin d’éviter des difficultés excessives en ce qui concerne le processus d’obtention du statut de résident permanent.


Responsabilités et obligation de rendre compte

Personnes-ressources au sein des établissements

Programme des chaires de recherche du Canada

Le Secrétariat tient les établissements informés au moyen de la page Mises à jour du Programme et en faisant parvenir l’information aux personnes-ressources dont le nom figure dans le portail Convergence. Il incombe aux établissements de tenir les renseignements concernant ces personnes-ressources à jour et complets.

Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et Programme des chaires de recherche Canada 150

Le Secrétariat garde les établissements informés en envoyant des renseignements et des mises à jour par courriel aux personnes-ressources dont le nom a été fourni par l’établissement. Les établissements peuvent mettre à jour leur liste de personnes-ressources en envoyant un courriel à information@cerc.gc.ca ou à info@canada150.chairs-chaires.gc.ca, respectivement.

Agent en matière d’équité

Les établissements doivent ajouter les coordonnées de leur agent en matière d’équité (ou d’une personne équivalente) dans le portail Convergence.

Rôles et responsabilités

Par l’intermédiaire de la Division des finances du CRSH, le Secrétariat effectue les versements trimestriels aux établissements auxquels les chaires sont attribuées. Il agit au nom de tous les organismes subventionnaires. Les versements prévus pour les exercices financiers subséquents dépendent des fonds disponibles.

L’administration des fonds accordés par un organisme relève de l’établissement et de l’organisme. Pour obtenir des renseignements sur les responsabilités des titulaires de chaire qui demandent ou qui reçoivent des fonds, consultez le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, et pour obtenir des précisions sur l’administration des fonds accordés, consultez l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les bourses, le Secrétariat vérifie l’admissibilité des établissements à une bourse.

Les chaires sont accordées à des établissements admissibles qui les administrent. L’établissement autorise les dépenses conformément à ses propres politiques ainsi qu’aux politiques et aux exigences de l’organisme subventionnaire et du Programme des chaires de recherche du Canada ou du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, selon le cas, telles qu’elles sont définies dans leur guide pertinent – lequel est publié dans leur site Web respectif – ou telles qu’elles sont précisées à titre de modalités de la bourse. Nul ne peut engager ni autoriser de dépenses imputables au compte sans que l’établissement ne lui en ait au préalable délégué le pouvoir.

Chaque établissement définit des politiques, des contrôles et des systèmes pertinents afin d’assurer le respect des politiques et des exigences de l’organisme subventionnaire et du programme concerné. L’établissement est investi du droit et de la responsabilité de refuser l’approbation des dépenses proposées par un titulaire de chaire si celles-ci contreviennent à ses politiques ou aux exigences de l’organisme subventionnaire ou du programme concerné. Si cela convient, il peut demander conseil au Secrétariat ou lui demander de se prononcer sur l’admissibilité des dépenses. Les procédures relatives à l’administration, au personnel et à la comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de l’établissement.

Le bénéficiaire de la bourse, soit habituellement le directeur ou le recteur de l’établissement, autorise les dépenses à partir du compte de la bourse conformément aux directives du programme concerné. Le bénéficiaire de la bourse peut déléguer à un petit groupe de personnes le pouvoir d’autoriser les dépenses. Le service des finances de l’établissement d’attache du titulaire de chaire administre généralement les fonds attribués par le programme concerné. L’établissement doit ouvrir un compte distinct pour chacune des bourses qu’il reçoit, noter clairement tout dépôt et tout retrait ainsi que les regrouper par catégorie.

L’établissement ne doit décaisser des fonds pour le compte du titulaire de chaire que lorsque toutes les exigences relatives aux attestations – y compris celles concernant le soin des animaux et l’éthique de la recherche avec des êtres humains – ont été remplies et que toute licence ou tout permis spécial a été délivré.

L’établissement est responsable d’informer sur une base régulière les titulaires de chaire de l’état de compte budgétaire de leur chaire.

Tous les versements ultérieurs sont assujettis à la disponibilité des fonds accordés par l’entremise de crédits parlementaires et aux modalités qui s’y appliquent.

Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements et les programmes qu’il gère se réservent le droit de reporter ou de suspendre les versements ultérieurs dans le cas où des crédits parlementaires sont réduits ou annulés, ou si le besoin de fonds n’est pas dûment justifié.

Équité, diversité et inclusion

Le gouvernement du Canada et le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements s’engagent à favoriser l’excellence de la recherche et de la formation en recherche dans le meilleur intérêt des Canadiens. Les travaux de recherche menés au Canada se doivent d’être plus équitables, plus diversifiés et plus inclusifs si l’on souhaite produire des résultats caractérisés par l’excellence, l’innovation et l’impact, lesquels sont nécessaires pour saisir les occasions qui se présentent et relever des défis mondiaux. C’est pourquoi le Programme s’engage à respecter les politiques fédérales de non-discrimination et d’équité en matière d’emploi.

Les établissements administrent les fonds obtenus pour les chaires avec l’aide des organismes subventionnaires et du Secrétariat. Par conséquent, tous les établissements qui acceptent des fonds sont tenus de déployer des efforts concertés pour atteindre leurs cibles en matière d’équité et de diversité et offrir un milieu de travail favorable et inclusif. Ainsi, ils appuient les objectifs en matière d’équité, de diversité et d’inclusion au sein du Programme et du milieu canadien de la recherche dans son ensemble.

Conséquences auxquelles s’exposent les établissements qui ne satisfont pas aux exigences en matière d’équité, de diversité et d’inclusion

Les établissements qui ne satisfont pas aux exigences du Programme en matière d’équité, de diversité et d’inclusion s’exposent aux conséquences décrites ci-après.

Dates limites échelonnées pour les cibles en matière d’équité

Un établissement qui n’aura pas atteint ses cibles en matière d’équité aux dates limites prévues en décembre 2022, décembre 2025 et décembre 2027 ne pourra soumettre une nouvelle candidature au Programme que si le candidat ou la candidate déclare faire partie d’un ou de plusieurs des quatre groupes désignés et que l’établissement doit atteindre sa cible pour ce ou ces groupes. Il en sera ainsi tant que ses cibles en matière d’équité ne seront pas atteintes. L’établissement peut toutefois demander le renouvellement du mandat de ses titulaires de chaire pendant cette période.

Échéance des cibles en matière d’équité de décembre 2029

Les établissements qui n’atteignent pas leurs cibles en matière d’équité à l’échéance de décembre 2029 verront leur nombre total de chaires attribuées réduit, et ce jusqu’au processus d’attribution suivant. Les établissements perdront une chaire pour chaque cible non-atteinte (ou écart) à l’échéance de décembre 2029. Par exemple, si un établissement a un écart de deux chaires pour une cible en matière d’équité, il perdra un total de deux chaires attribuées. De même, si un établissement présente un écart de deux chaires pour l’un des quatre groupes désignés et un écart d’une chaire pour un autre groupe, il perdra trois chaires attribuées.

Dans le cas où un titulaire de chaire termine son mandat prématurément au cours des 18 mois précédant l’échéance de décembre 2029 (par exemple, en raison d’un départ à la retraite, d’une maladie, ou d’un déplacement dans un autre établissement) et que, de ce fait, un établissement n’atteint pas une ou plusieurs de ses cibles en matière d’équité, cet écart ne sera pas pris en compte aux fins d’imposition des conséquences.

Exigences du plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion

Un établissement qui ne satisfait pas aux exigences du Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion à la première étape du processus d’évaluation par les pairs ne pourra soumettre une nouvelle candidature au Programme que si le candidat ou la candidate déclare faire partie d’un ou de plusieurs des quatre groupes désignés et que l’établissement doit atteindre sa cible pour ce ou ces groupes. Il en sera ainsi tant que ses cibles en matière d’équité ne seront pas atteintes. L’établissement peut toutefois demander le renouvellement du mandat de ses titulaires de chaire pendant cette période.

Si un établissement ne satisfait pas aux exigences du Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion à l’étape finale du processus d’évaluation par les pairs, les décisions de l’évaluation par les pairs relativement à toutes les nouvelles mises en candidatures et à tous les renouvellements de mandat (et le financement qui y est associé, le cas échéant) seront suspendues jusqu’à ce que l’établissement satisfasse aux exigences.

Résultats de l’évaluation des plans d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion des établissements

Reddition de comptes à la population et transparence

Un établissement qui ne satisfait pas aux exigences en matière de reddition de comptes à la population et de transparence verra les décisions de l’évaluation par les pairs relativement à toutes les nouvelles mises en candidature et à tous les renouvellements de mandat (et le financement qui y est associé, le cas échéant) suspendues jusqu’à ce qu’il satisfasse aux exigences.

Voir les pages Web des établissements portant sur la reddition de comptes à la population pour en savoir plus

Le Programme peut, quand il s’agit de situations exceptionnelles et (ou) d’événements qui échappent de manière raisonnable au contrôle d’un établissement, prolonger d’au plus douze mois la période accordée à l’établissement pour satisfaire aux exigences.

Processus de recrutement et de mise en candidature

Tous les établissements doivent s’assurer de suivre un processus de recrutement et de mise en candidature qui satisfait aux exigences du Programme, exposées ci-après.

Titulaires de chaire de recherche du Canada

Mise à jour de septembre 2018 : ces nouvelles exigences auxquelles les établissements doivent satisfaire sont en fait des modifications aux Lignes directrices pour garantir l’équité et la transparence du processus de recrutement et de mise en candidature (entrées en vigueur en 2011), et leur mise en application s’inscrit dans le cadre du Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

Veuillez noter ce qui suit :

  • ces exigences sont en vigueur pour tout nouveau processus de recrutement lancé après le 10 septembre 2018;
  • si un processus de recrutement a été lancé avant l’entrée en vigueur de ces exigences, l’établissement doit présenter, avec la mise en candidature, une lettre en bonne et due forme dans laquelle il explique exactement en quoi le processus respecte les lignes directrices antérieures;
  • le Programme n’acceptera pas une mise en candidature si le processus de recrutement est lancé après le 10 septembre 2018 et ne satisfait pas aux exigences.

Les exigences relatives au recrutement et à la mise en candidature de titulaires de chaire de recherche du Canada s’appliquent à toutes les nouvelles mises en candidature (y compris aux candidats étrangers), que ce soit dans le cadre d’un recrutement à l’interne (destiné uniquement aux membres du corps professoral) ou à l’extérieur (pour attirer de nouveaux membres au sein du corps professoral), et aux cas où la candidature d’un titulaire de chaire de niveau 2 est proposée pour doter une chaire de niveau 1 dans le même établissement.

Dans un souci d’ouverture et de transparence à l’égard de ses titulaires de chaire actuels, l’établissement doit établir des critères clairs afin de déterminer s’il demandera le renouvellement du mandat d’un titulaire de chaire donné et doit communiquer ces critères au titulaire de chaire au début et au cours de son mandat.

Surveillance du processus de recrutement

Le Secrétariat vérifie si les établissements respectent les exigences relatives au recrutement et à la mise en candidature de titulaires de chaire de recherche du Canada et les exigences en matière de reddition de comptes à la population et de transparence au sujet de l’équité, de la diversité et de l’inclusion. Les établissements peuvent être invités à fournir, à tout moment dans les 48 mois suivant la présentation d’une candidature, la preuve que le processus a satisfait aux exigences. Voici des exemples de documents demandés.

Le Programme surveillera attentivement la conformité à ces exigences. Le Programme se réserve le droit de retirer la mise en candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours dans les cas où la surveillance permettra d’établir que le processus de recrutement n’a pas été conforme aux exigences.

Établissement de cibles en matière d’équité

Tous les établissements sont tenus d’établir des cibles en matière d’équité et de diversité afin d’assurer une représentation adéquate des personnes des quatre groupes désignés (femmes, personnes handicapées, Autochtones, personnes de minorités visibles) au sein du programme. Le Programme suspendra les versements destinés à tout établissement qui n’aura pas établi de cibles en matière d’équité et de diversité.

Exigences relatives au plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion des établissements

Pour demeurer admissibles au Programme, les établissements auxquels cinq chaires ou plus ont été attribuées sont tenus d’élaborer et de mettre un application un plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion qui devra les guider pour maintenir la représentation ou pour remédier à la sous-représentation (en fonction des écarts en matière d’équité mesurés dans l’établissement) des personnes des quatre groupes désignés (femmes, personnes handicapées, Autochtones, personnes de minorités visibles) dans l’attribution des chaires. On s’attend à ce que ce les établissements élaborent ce plan en collaboration avec des personnes de chacun des quatre groupes désignés, des titulaires de chaire, des professeurs et des administrateurs chargés de la mise en œuvre du programme au sein de l’établissement.

Il est important de souligner que les établissements doivent attendre que des postes de titulaire de chaire se libèrent (c.-à-d. qu’ils doivent attendre la fin des mandats des titulaires de chaire en poste) pour remédier aux écarts. Les établissements doivent gérer soigneusement les chaires qui leur ont été attribuées de manière à atteindre leurs objectifs en matière d’équité et de diversité. Pour ce faire, ils pourraient choisir de ne pas renouveler le mandat d’un titulaire de chaire de niveau 1 ou de niveau 2, au besoin.

Les établissements doivent avoir publié un plan d’action sur leur site Web le 15 décembre 2017 et avoir fait parvenir ce plan au Programme par courriel, à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca. Dans l’éventualité où un établissement ne satisferait pas aux exigences à la date limite précisée, le Programme suspendra le versement de fonds et l’évaluation par les pairs des candidatures présentées dans le cadre du cycle de l’automne 2017 et des cycles ultérieurs, et ce, jusqu’à ce que les exigences soient respectées.

S’ils apportent des modifications à leur plan d’action ou le mettent à jour, les établissements doivent en informer le Secrétariat en envoyant un courriel à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca.

Chaque année le 30 mai (en 2022, la date limite est repoussée au 30 juin), les établissements doivent rendre compte au Programme des progrès effectués dans la mise en application de leur plan d’action et dans l’atteinte de leurs objectifs :

Le plan d’action doit comprendre au moins tous les éléments mentionnés ci-dessous.


1) Objectifs en matière d’équité, de diversité et d’inclusion et stratégies de mesure

  • Des objectifs, des indicateurs et des mesures en matière d’équité, de diversité et d’inclusion percutants qui permettront de réaliser des progrès rapidement pour ce qui est :
    • de remédier aux désavantages que subissent actuellement les personnes des groupes désignés;
    • d’atteindre les cibles et objectifs en matière d’équité de l’établissement d’ici décembre 2019 – il faut fixer des objectifs audacieux en fonction de cette échéance, en se fondant sur le nombre de chaires attribuées à l’établissement qui seront (ou deviendront) libres dans les 18 à 24 mois qui suivent (18 mois à compter de la mise en œuvre du plan d’action, soit à compter du 15 décembre 2017);
  • les objectifs doivent être SMART (c’est-à-dire spécifiques, mesurables, adaptés au résultat voulu, réalistes, en temps opportun), ce qui comprend une stratégie de mesure afin de suivre de près les progrès et de faire rapport à leur sujet, tout en corrigeant le tir au besoin, en fonction de ce qui suit :
    • un examen des pratiques d’embauche afin d’établir à quel point les pratiques de recrutement de l’établissement sont transparentes et font preuve d’ouverture, de cerner les obstacles ou les pratiques qui pourraient nuire à l’embauche de personnes des quatre groupes désignés et de déterminer les mesures qui seront prises afin de corriger les inégalités systémiques (on peut trouver sur le site Web de la Commission ontarienne des droits de la personne un exemple de mesures correctives que peuvent prendre les établissements de l’Ontario);
    • un examen comparatif – par sexe, par groupe désigné et par domaine de recherche – du degré de soutien (notamment en ce qui concerne le temps réservé aux activités de recherche, les salaires et les avantages sociaux, les fonds de recherche additionnels, les locaux à bureaux, le mentorat, le soutien administratif et l’équipement) que l’établissement offre à tous les titulaires de chaire en poste et qui comprend les mesures prises pour corriger les inégalités systémiques;
    • une analyse du contexte pour évaluer dans quelle mesure le milieu de travail de l’établissement est sain et les répercussions (positives ou négatives) que cela peut avoir sur la capacité de l’établissement d’atteindre ses objectifs en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, ainsi que les mesures qui seront prises pour résoudre les difficultés révélées;
    • les défis particuliers qui se posent en raison de caractéristiques propres à l’établissement (par exemple sa taille, ses exigences en matière de langue, son emplacement géographique) et la façon dont ils seront gérés et atténués.

2) Gestion des chaires de recherche du Canada attribuées à l’établissement au sujet de l’équité, de la diversité et de l’inclusion

Décrire :

  • les politiques et les processus adoptés par l’établissement pour le recrutement des titulaires de chaire de recherche du Canada, ainsi que toutes les mesures de protection qui sont en place afin de garantir que les pratiques sont ouvertes et transparentes;
  • la façon dont l’établissement gère les chaires qui lui sont attribuées, en précisant qui sont les personnes qui prennent part à la prise des décisions (par exemple le ou les comités, les administrateurs à l’échelon de la vice-présidence, les doyens de faculté et les directeurs de département);
  • le processus décisionnel de l’établissement en ce qui concerne les facultés, les départements et les domaines de recherche qui se verront attribuer les postes de titulaire de chaire, en précisant qui sont les personnes qui approuvent ces décisions;
  • le processus décisionnel utilisé pour déterminer comment l’établissement se prévaut de la marge de flexibilité dont il dispose dans sa façon de gérer l’attribution des chaires, en précisant qui sont les personnes qui approuvent ces décisions;
  • le processus décisionnel et les critères utilisés par l’établissement pour déterminer s’il demandera le renouvellement du mandat de titulaires de chaire de niveau 2 et de niveau 1, en précisant qui sont les personnes qui prennent part à la prise de ces décisions;
  • le processus et les critères utilisés par l’établissement pour décider s’il fera passer des titulaires d’une chaire de niveau 2 à une chaire de niveau 1, en précisant qui sont les personnes qui prennent part à la prise de ces décisions;
  • le processus et les critères utilisés par l’établissement pour décider de l’élimination de la chaire d’un titulaire, dans l’éventualité où l’établissement perd une chaire en raison d’un processus de réattribution, en précisant qui sont les personnes qui prennent part à la prise de ces décisions;
  • le processus décisionnel utilisé pour établir le degré de soutien offert aux titulaires de chaire (notamment en ce qui concerne le temps réservé aux activités de recherche, les salaires et les avantages sociaux, les fonds de recherche additionnels, les locaux à bureaux, le mentorat, le soutien administratif et l’équipement), en précisant qui sont les personnes de l’établissement qui prennent part à la prise de ces décisions;
  • les mesures prises pour garantir que les personnes des quatre groupes désignés ne sont pas désavantagées dans les négociations ayant trait au degré de soutien offert par l’établissement (notamment en ce qui concerne le temps réservé aux activités de recherche, le salaire et les avantages sociaux, les fonds de recherche additionnels, les locaux à bureaux, le mentorat, le soutien administratif et l’équipement);
  • les mesures prises pour garantir que les personnes des quatre groupes désignés ne sont pas désavantagées quand elles posent leur candidature pour un poste de titulaire de chaire, dans l’éventualité où elles ont connu des interruptions dans leur carrière en raison d’un congé parental ou de maladie ou pour prendre soin de membres de leur famille;
  • les activités de formation et de perfectionnement portant sur les préjugés involontaires, l’équité, la diversité et l’inclusion destinées aux administrateurs et aux professeurs qui prennent part aux processus de recrutement et de mise en candidature associés aux postes de titulaire de chaire (de façon à tenir compte du fait que la recherche a démontré que les préjugés involontaires peuvent avoir des effets néfastes non intentionnels sur la carrière et la réussite professionnelle de certaines personnes, en particulier de personnes des quatre groupes désignés).

3) Collecte de données sur l’équité et la diversité

Décrire :

  • les mécanismes et les stratégies mis en place par l’établissement pour recueillir et protéger les données relatives aux personnes des quatre groupes désignés (en ce qui concerne aussi bien les personnes mises en candidature que les candidats retenus);
  • les stratégies mises en place par l’établissement afin d’inciter les personnes à déclarer volontairement qu’elles font partie de l’un des quatre groupes désignés;
  • comment se fait la déclaration volontaire en fournissant un exemplaire du formulaire de déclaration volontaire de l’établissement en annexe.

4) Maintien en poste et inclusion

Décrire :

  • ce que fait l’établissement pour offrir un milieu de travail propice et inclusif à tous les titulaires de chaire (y compris à ceux qui font partie des quatre groupes désignés) et les mécanismes de surveillance par lesquels il s’en assure (par exemple sondage auprès des titulaires de chaire, suivi documenté des raisons des départs de titulaires de chaire);
  • les procédures, les politiques et le soutien mis en place afin de favoriser le maintien en poste des personnes des quatre groupes désignés;
  • le processus mis en place par l’établissement pour la gestion des plaintes déposées par les titulaires de chaire et les professeurs en ce qui concerne l’équité et la diversité au sein du programme;
  • les coordonnées des personnes de l’établissement chargées de donner suite aux préoccupations et plaintes en matière d’équité et de diversité qui ont trait à la gestion des chaires attribuées à l’établissement;
  • le mécanisme qui permet d’assurer le suivi et le traitement de ces préoccupations et plaintes et d’en faire rapport à la direction.

Exigences en matière de reddition de comptes à la population et de transparence

Pour être admissibles au programme, tous les établissements doivent avoir publié clairement sur leur site Web l’information ayant trait à la gestion des chaires qui leur ont été attribuées, comme cela est indiqué ci-dessous.

Les établissements doivent continuer de satisfaire aux exigences tout au long de l’exercice financier, et ils doivent revoir et mettre à jour leurs pages Web portant sur la reddition de comptes à la population chaque année au plus tard le 15 mars (ou le jour ouvrable suivant si cette date correspond à un jour de fin de semaine ou à un jour férié au Canada) pour demeurer admissibles au programme.

Dans l’éventualité où un établissement ne satisferait pas aux exigences à la date limite précisée, le Programme suspendra le versement de fonds et l’évaluation par les pairs des candidatures qui lui sont présentées, et ce, jusqu’à ce que les exigences soient respectées. À la discrétion des comités de gouvernance du Programme, les établissements peuvent être assujettis à d’autres mesures pour assurer leur conformité.

Les exigences en matière de reddition de comptes à la population et de transparence sont les suivantes :

  • une déclaration d’engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion relativement au programme et aux activités de recherche en général;
  • une stratégie visant à accroître la sensibilisation de l’établissement à l’engagement qu’il a pris, dans le cadre du programme des chaires de recherche du Canada et de ses activités de recherche en général, envers l’équité, la diversité et l’inclusion, ainsi qu’aux avantages qui y sont associés;
  • un lien vers la page Exigences et pratiques en matière d’équité, de diversité et d’inclusion dans le site Web du programme;
  • un lien vers l’Addenda de 2019 à l’entente de règlement en matière de droits de la personne ratifiée en 2006;
  • un lien vers les statistiques du programme;
  • un aperçu du plan de gouvernance visant l’approbation du plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de l’établissement;
  • dans le cas des établissements qui se voient attribuer cinq chaires ou plus, un exemplaire du plan d’action actuel en matière d’équité, de diversité et d’inclusion (s’ils apportent des modifications à leur plan d’action ou le mettent à jour, les établissements doivent en informer le Secrétariat en envoyant un courriel à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca);
  • un exemplaire du dernier rapport d’étape relatif au plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion*, pour rendre compte des progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan d’action et l’atteinte des cibles et des objectifs en matière d’équité;
  • les coordonnées des personnes chargées d’appliquer le plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, qui peuvent répondre aux questions et aux préoccupations liées à l’équité et à la diversité;
  • une description de la manière dont les préoccupations relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion sont suivies, abordées et signalées à la haute gestion;
  • les cibles et les lacunes en matière d’équité de l’établissement pour chacun des quatre groupes désignés (ou un lien vers les objectifs du Programme en matière d’équité) en tenant compte du fait que, si le nombre de titulaires de chaire est inférieur à cinq, le nombre n’est pas indiqué afin de protéger les renseignements personnels des titulaires de chaire, à moins que tous les titulaires de chaire d’un établissement aient expressément donné l’autorisation de publier les données (cette règle s’applique aux données partagées dans le cadre des plans d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion des établissements et des rapports d’étape annuels correspondants);
  • toutes les politiques (sauf celles du programme) qui régissent la dotation des postes de titulaire de chaire de recherche du Canada de l’établissement;
  • le chiffrier d’utilisation des chaires de l’établissement, lequel présente le nombre de chaires qui sont attribuées à l’établissement, le nombre de chaires occupées, par qui elles sont occupées (y compris la date à laquelle leur titulaire est entré en fonction et la durée de son mandat), la façon dont la marge de flexibilité est utilisée et les postes de titulaire de chaire vacants;
  • un lien vers les exigences relatives au recrutement et à la mise en candidature de titulaires de chaire de recherche du Canada;
  • une section qui comprend des liens vers les annonces des processus de recrutement externes;
  • une section qui comprend des liens vers les annonces des processus de recrutement internes;
  • le cas échéant, une section avec les énoncés ayant trait à la transparence dans le cas de titulaires d’une chaire de niveau 1 nommés pour un troisième mandat et de titulaires nommés en vertu du mécanisme de maintien en poste d’urgence.

Veuillez noter que ces annonces et affichages de postes doivent être conformes aux exigences du Programme et doivent être consultables dans le site Web public de l’établissement pendant au moins trois ans.

Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada

Veuillez consulter le site Web du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada pour obtenir des renseignements sur les pratiques en matière d’équité et de diversité de ce programme.

Programme des chaires de recherche Canada 150

Veuillez consulter le site Web du Programme des chaires de recherche Canada 150 pour obtenir des renseignements pour connaître l’engagement du Programme à l’égard de l’équité, de la diversité et d’inclusion.

Sécurité d’emploi et augmentation de salaire

Le Secrétariat s’attend, dans les cas où la bourse couvre l’ensemble du salaire du titulaire, à ce que l’établissement assure au titulaire de chaire la sécurité d’emploi, tout comme il le fait pour les autres professeurs qui ont une ancienneté comparable. Pour les augmentations de salaire générales et les augmentations de salaire au mérite, l’établissement doit prévoir les conditions de sécurité d’emploi dans les limites du budget de la chaire et répartir les ressources de façon à disposer de suffisamment de fonds au cours des années ultérieures pour accorder de telles augmentations.

Temps consacré à la recherche

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada s’attendent à ce que les établissements offrent à leurs titulaires de chaire tout le soutien nécessaire au succès de leurs travaux, en l’occurrence du temps réservé à la recherche (p. ex. en réduisant la charge d’enseignement ou en libérant le chercheur de certaines tâches administratives). Ils n’imposent toutefois pas un pourcentage donné, bien que plusieurs établissements s’assurent que leurs titulaires puissent consacrer au moins la moitié de leur temps de travail à la recherche. Veuillez noter que les frais liés à un remplacement pour l’enseignement constituent une dépense admissible, sauf durant un congé du titulaire.

Titulaires de chaire de recherche du Canada occupant un poste de cadre

Certains chercheurs sont en mesure de fournir des résultats au niveau auquel on s’attend de la part d’un titulaire de chaire de recherche du Canada tout en occupant un poste de cadre. Ainsi, le Programme des chaires de recherche du Canada ne dispose pas d’une politique officielle empêchant les titulaires de chaire d’occuper ce genre de poste. Toutefois, l’établissement (en collaboration avec les titulaires de chaire) doit s’assurer que les titulaires de chaire qui occupent un poste de cadre disposent de suffisamment de temps pour atteindre les objectifs de leur programme de recherche au niveau auquel on s’attend d’eux. Les titulaires de chaire qui, en raison d’un manque de temps consacré à la recherche, ont de la difficulté à atteindre leurs objectifs de recherche risquent de ne pas voir leur mandat renouvelé.

Dérogation aux activités ou au budget proposés

Toutes les modalités précisées dans l’avis d’attribution et dans les exigences de programme pertinentes doivent être respectées. Toutefois, à moins d’avis contraire, les bénéficiaires peuvent en général déroger aux activités et aux calendriers de recherche proposés, ou les deux. Par ailleurs, les établissements ne sont pas tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds définie dans la demande aussi longtemps qu’ils utilisent leur bourse aux fins générales pour lesquelles elle a été accordée à l’origine.

Surveillance financière des comptes

Des représentants des organismes subventionnaires et du Secrétariat examineront périodiquement l’administration financière des établissements afin :

  • d’évaluer l’efficacité des politiques des systèmes et des contrôles internes dont les établissements disposent;
  • de confirmer que l’établissement assume bien ses responsabilités en matière de gestion des fonds destinés à la recherche conformément à l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
  • de vérifier si les fonds destinés à la recherche sont utilisés conformément aux exigences interorganismes;
  • de partager et de diffuser de l’information sur les lignes directrices et les attentes relatives à l’amélioration continue de la gestion des fonds destinés à la recherche.

Non-respect

Les établissements et les titulaires de chaire sont tenus d’utiliser les bourses conformément aux politiques des organismes, y compris le Guide d’administration financière des trois organismes, les guides des organismes subventionnaires pour les subventions et les bourses, et le présent guide, ainsi que de fournir de l’information véridique, complète et exacte au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes des bourses.

Utiliser les fonds de la bourse à des fins qui ne sont pas conformes aux politiques des organismes subventionnaires, détourner les fonds d’une bourse, ne pas respecter les politiques financières des organismes subventionnaires – à savoir le Guide d’administration financière des trois organismes, les guides des organismes subventionnaires pour les subventions et les bourses et le présent guide – ou donner de l’information incomplète, inexacte ou fausse au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes d’une bourse constituent une violation des politiques des organismes subventionnaires.

Pour obtenir de l’information sur la façon dont les organismes subventionnaires traitent les allégations de non-respect des dispositions du Guide d’administration financière des trois organismes ou d’autres politiques,consultez le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (section 6.1). Les cas de mauvaise gestion financière, de fraude ou autre activité criminelle sont transférés aux autorités compétentes, conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

Reconnaissance

L’appui accordé par le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada constitue un investissement de la part des contribuables canadiens. Leur responsabilité en ce qui a trait à l’utilisation des fonds des bourses comprend l’obligation d’informer le public du nom des personnes qui reçoivent un financement, du type de recherche qui sera effectué et de la façon dont les fonds seront administrés.

Les titulaires de chaire sont tenus d’utiliser leur titre et de reconnaître l’appui du programme concerné dans les publications découlant des recherches subventionnées, dans les documents de conférences et de congrès ainsi que sur l’appareillage et dans les installations achetés ou mis au point grâce aux fonds de leur bourse.

Les établissements doivent suivre les Lignes directrices en matière de communication publique à l’intention des universités.

Les établissements doivent en outre s’assurer que les titulaires de chaire reconnaissent l’appui du Programme des chaires de recherche du Canada, du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou de Programme de chaire de recherche Canada 150, le cas échéant.

Propriété intellectuelle et brevets

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Programme de chaire de recherche Canada 150 et les organismes subventionnaires :

  • ne détiennent ni ne revendiquent aucun droit de propriété intellectuelle ou d’exploitation relativement à toute propriété intellectuelle, tout droit d’auteur ou toute invention découlant de la recherche qu’ils financent;
  • ne portent pas de jugement sur la réussite commerciale possible de la recherche.

L’établissement doit divulguer aux titulaires de chaire ses politiques sur les droits de propriété intellectuelle et sur la propriété des résultats découlant de la recherche qu’il finance. Cette exigence en matière de divulgation ne vise pas à remplacer les politiques de divulgation déjà en vigueur à l’établissement.

Si les titulaires de chaire décident de commercialiser des résultats de la recherche, y compris toute initiative en partenariat, ils doivent respecter les politiques de l’établissement et de l’organisme subventionnaire régissant l’attribution des droits de propriété intellectuelle.

Libre accès

Les organismes subventionnaires se sont engagés à rendre les résultats de la recherche qu’ils financent facilement accessibles au plus grand nombre possible de personnes, et ce, le plus rapidement possible. Principe fondé sur l’idée selon laquelle les produits de la recherche, dont les données de recherche et les publications en texte intégral, doivent être mis à la disposition du public gratuitement et sans restriction, le libre accès permet de donner aux résultats de recherche le plus grand impact possible. Afin de respecter cet engagement, les organismes subventionnaires ont élaboré la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications. Consultez la politique pour savoir comment vous conformer à ses exigences.

Conduite responsable de la recherche

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme de chaire de recherche Canada 150 exigent des établissements et des titulaires de chaire qu’ils se conforment au Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Les organismes subventionnaires considèrent comme de l’inconduite toute action qui contrevient à l’intégrité et à l’éthique, telle qu’elle est décrite dans ce cadre.

Propriété des collections et spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures ayant de la valeur sur le plan scientifique ou les artefacts archéologiques (collections) recueillis par un représentant autorisé recevant des fonds d’une bourse appartiennent à l’établissement. Elles doivent être détenues en fiducie au nom de la communauté des chercheurs, qui devrait y avoir un accès raisonnable. Ces collections doivent être déposées dès que possible dans un dépôt approprié.

Cependant, la politique du Programme des chaires de recherche du Canada, du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et du Programme de chaire de recherche Canada 150 sur la propriété des collections et spécimens ne remplace pas la législation fédérale ou provinciale sur le sujet.

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme de chaire de recherche Canada 150 ne visent pas à restreindre les procédures normalisées et reconnues d’échange d’appareillage et de spécimens entre les chercheurs et les établissements, mais plutôt à veiller à les conserver en bon état et à en assurer l’accessibilité future.


Financement annuel des bourses

Communication des résultats

Le Secrétariat :

  • fournira aux établissements une copie de toutes les évaluations disponibles de leurs candidatures afin qu’elles soient transmises au candidat ou au titulaire de chaire concerné;
  • fournira aux représentants désignés de la recherche et des affaires de chaque établissement les résultats relatifs à toutes les candidatures provenant de leur établissement.

Remarque : ces renseignements sont fournis à titre confidentiel. Les établissements doivent s’assurer que les renseignements personnels recueillis au sujet d’un candidat ou d’un titulaire de chaire dans le cadre de la candidature sont protégés et qu’ils ne sont ni utilisés ni divulgués à d’autres fins sans son consentement. Le Secrétariat ne publie ni ne divulgue les renseignements ayant trait aux candidatures refusées.

Par ailleurs, pour les candidatures retenues uniquement, le Secrétariat publiera dans son site Web, et dans certains cas dans le site Web de l’organisme subventionnaire pertinent, de l’information limitée (p. ex. le nom du candidat, du département et de l’établissement, le montant accordé, le champ de recherche, le titre de la chaire et, dans certains cas, un résumé de la proposition de recherche préparé par le candidat aux fins de diffusion publique).

Dépassement de crédit

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Programme de chaire de recherche Canada 150 et les organismes subventionnaires ne sont pas responsables du financement des dépenses ni des engagements des titulaires de chaire qui sont en sus des fonds de bourse versés au compte du titulaire de chaire à l’établissement pour l’exercice en cours et les exercices antérieurs. Cette responsabilité incombe à l’établissement.


Admissibilité continue

Afin de respecter les politiques gouvernementales, le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme de chaire de recherche Canada 150 sont tenus de confirmer l’admissibilité continue du titulaire de chaire avant de faire parvenir d’autres versements à l’établissement. Pour demeurer admissible, le titulaire de chaire doit toujours occuper un poste à temps plein au sein de l’établissement. Une fois par année, les programmes remettront au bureau de la recherche ou au bureau des finances de l’établissement une liste de tous les versements liés aux bourses pour l’exercice à venir. Le bureau de la recherche ou le bureau des finances devra confirmer aux programmes l’admissibilité continue des titulaires de chaire dont le nom figure sur cette liste conformément aux critères d’admissibilité des programmes.

Toutefois, l’établissement doit immédiatement informer le Secrétariat dès qu’il y a des changements à l’admissibilité du titulaire de chaire au cours de la période de validité de la bourse. De tels changements peuvent comprendre un changement de statut de l’emploi du titulaire de chaire (s’il passe, par exemple, du statut de professeur à temps plein à celui de professeur émérite, de professeur à temps plein à professeur à temps partiel, s’il prend sa retraite, démissionne ou est congédié, s’il accepte un poste à l’étranger ou si son statut change pour tout autre motif).


Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la bourse

Programme des chaires de recherche du Canada

Le Programme des chaires de recherche du Canada autorise une période de cessation progressive d’au plus six mois après la date de fin de la chaire pour le paiement d’engagements en cours à partir des fonds qui se trouvent encore dans le compte du titulaire de chaire. Cette période de prolongation permet aux titulaires de chaire d’achever les activités de recherche qu’ils mènent dans le cadre de leur bourse.

Cette période peut aller jusqu’à 12 mois dans le cas du décès du titulaire de chaire.

La période de cessation progressive est limitée au paiement d’engagements ou de dépenses encourus avant la fin de la période de validité de la bourse. Aucun nouvel engagement ni aucune nouvelle dépense ne peuvent être autorisés à partir du compte de la bourse pour une activité se déroulant après la date de fin de la chaire.

Le salaire et les avantages sociaux du titulaire de chaire ne font pas partie des dépenses admissibles pendant la période de cessation progressive. Ces engagements sont toutefois admissibles si l’établissement perd la chaire dans le cadre du processus de réattribution.

Une fois la période de cessation progressive terminée, l’établissement doit soumettre un dernier état des dépenses (formulaire 300).

Aucune prolongation de la période de cessation progressive n’est permise.

S’il y a toujours des fonds dans le compte à la fin de la période de cessation progressive, reportez-vous à la section Fonds non dépensés.

Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et Programme des chaires de recherche Canada 150

Le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 autorise une période de cessation progressive d’au plus un an. Une prolongation de cette période peut être permise si elle est justifiée de manière appropriée.

Désactivation du financement d’une chaire dans le cadre du processus de réattribution

Si le rendement d’un établissement décroît par rapport à celui d’autres établissements au point où son attribution diminue à l’issue du processus de réattribution, le Secrétariat reprend les chaires perdues en faisant appel à divers mécanismes.


Utilisation des bourses

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les titulaires de chaire et les administrateurs des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue l’utilisation acceptable des fonds de bourse. La liste d’exemples n’est pas exhaustive. Les titulaires de chaire sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées au sein de leur établissement respectif, par exemple avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche.

Si un établissement ne sait pas si une dépense est admissible ou non, il doit communiquer avec le Secrétariat.

Principes généraux

Les fonds de bourse doivent contribuer à payer les frais liés au titulaire de chaire et au programme de recherche pour lequel ils ont été attribués. Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles à la chaire pour laquelle ils ont été accordés.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme de recherche du titulaire de la chaire pour laquelle un appui financier est accordé, et être acceptées et approuvées par l’établissement.

En l’absence d’une politique de programme écrite (p. ex. politique sur les taux quotidiens pour les déplacements), la politique de l’établissement s’applique. Lorsqu’une politique de programme et une politique de l’établissement coexistent, le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada exigent que les titulaires de chaire se conforment à leur politique pertinente. L’établissement a le droit et la responsabilité de suspendre le paiement de dépenses soumises aux fins de remboursement par le titulaire de chaire qui contreviennent aux exigences de l’un ou l’autre programme et aux exigences de l’organisme subventionnaire, ou à la politique de l’établissement.

Dépenses rétroactives

Il est possible de demander rétroactivement le remboursement des coûts de recrutement et le déménagement des titulaires de chaire.

Les dépenses engagées à partir de la date de l’acceptation de l’avis d’attribution et d’acceptation jusqu’à la date d’entrée en vigueur de la chaire sont admissibles, sauf les dépenses relatives au salaire du titulaire de chaire et aux coûts indirects.

Toutes les dépenses relatives à la bourse peuvent être payées à compter de la date d’entrée en vigueur de la chaire.


Dépense Date d’admissibilité
Coûts de recrutement et de déménagement N’importe quand
Salaire du titulaire de la chaire et coûts indirects Dès la date d’entrée en vigueur de la chaire
Toute autre dépense Dès l’acceptation de l’avis d’attribution et d’acceptation

Outre les dépenses susmentionnées, aucune dépense ne peut être imputée rétroactivement au cours de la période de la bourse. Toute autre dépense doit être imput au compte de la bourse durant l’exercice au cours duquel elle est engagée.

Admissibilité du personnel de recherche

À l’exception du titulaire de chaire, tous les membres rémunérés à même les fonds de la chaire doivent être citoyens canadiens, résidents permanents ou détenteurs d’un visa d’emploi ou d’un permis de travail valide émis par le gouvernement du Canada, à moins que le titulaire de chaire puisse démontrer que la recherche exige qu’une personne étrangère soit embauchée. Dans ce cas, le titulaire de chaire doit respecter les règlements fédéraux définis par Emploi et Développement social Canada, qui stipulent que les employés travaillant au Canada mais n’étant ni citoyens canadiens ni résidents permanents doivent se soumettre à tous les règlements fédéraux en matière d’emploi.

En tant qu’employeur, l’établissement doit s’assurer que ces conditions sont respectées.

Coûts indirects

Les établissements peuvent utiliser une partie du financement lié aux chaires afin de contribuer aux coûts indirects, notamment aux frais administratifs centraux et départementaux, liés au soutien de certains titulaires de chaire et de leur programme de recherche. Étant donné que la valeur du financement des chaires du Programme des chaires de recherche du Canada, du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et de celles du Programme des chaires de recherche Canada 150 est différente, il peut y avoir certaines exceptions (voir ci-dessous).

Programme des chaires de recherche du Canada

Les établissements peuvent utiliser une partie raisonnable du financement du Programme des chaires de recherche du Canada (calculée selon une méthode rationnelle) afin d’assumer les coûts indirects liés à une chaire. Les dépenses engagées à cette fin doivent concerner les coûts liés au soutien apporté aux titulaires de chaire de l’établissement et à leur programme de recherche. Cette partie du financement doit être consacrée à des dépenses admissibles, comme cela est indiqué dans le site Web du Fonds de soutien à la recherche.

Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et Programme des chaires de recherche Canada 150

On peut utiliser une somme correspondant à 25 p. 100 des coûts directs de la recherche (matériel, équipement léger, déplacements, mobilisation des connaissances, etc.) afin d’assumer les coûts indirects de travaux de recherche liés à une chaire. Par exemple, si l’on dépense 8 millions de dollars du financement pour les coûts directs de la recherche, on peut consacrer jusqu’à 2 millions de dollars aux coûts indirects de la recherche au cours du mandat de la chaire. Cette partie du financement doit être consacrée uniquement à des dépenses admissibles, comme cela est indiqué dans le site Web du Fonds de soutien à la recherche.

Le salaire, les avantages sociaux et les frais de recrutement du titulaire de chaire ne font pas partie du calcul des coûts directs et indirects. Toutefois, le salaire et les avantages sociaux de personnes très qualifiées (techniciens de recherche, adjoints de recherche et chercheurs postdoctoraux) qui participent au programme de recherche du titulaire de chaire sont considérés comme étant des coûts directs de la recherche.

Dépenses liées à la rémunération

Les personnes qui reçoivent un salaire provenant d’une bourse du Programme des chaires de recherche du Canada, du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou du Programme des chaires de recherche 150 ne sont pas considérées comme des employés des programmes ou des boursiers.

Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durées, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux politiques des organismes subventionnaires.

L’allocation de recherche de 20 000 $ versée aux titulaires d’une chaire de niveau 2 qui en sont à leur premier mandat ne peut servir à payer le salaire du titulaire de chaire. Seuls les coûts directs reliés aux travaux de recherche du titulaire de chaire peuvent être couverts par cette allocation.

Dépenses admissibles

  • Le salaire et le coût réel des avantages sociaux non discrétionnaires fédéraux, provinciaux et institutionnels connexes du titulaire de chaire (y compris les primes ou les augmentations basées sur le mérite).
  • Le salaire et les avantages sociaux non discrétionnaires des membres de l’équipe du titulaire de chaire (étudiants de tous les cycles, chercheurs postdoctoraux, associés de recherche, techniciens, commis, secrétaires ou assistants de recherche) – aucune somme minimale ou maximale n’étant déterminée mises à part celles prévues par la politique de l’établissement et de l’organisme subventionnaire.
  • Une allocation de dégagement pour le titulaire de chaire, y compris une indemnité versée à un département lorsque l’un de ses professeurs enseigne des cours du titulaire de chaire*.

Autres types de dépenses admissibles

  • Les services professionnels et techniques.
  • Les honoraires des experts-conseils (voir l’exception** mentionnée ci-dessous).
  • Les sommes versées en vue du recrutement de participants, comme les modestes primes à la participation (pour établir un bassin de participants éventuels), lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
  • Les sommes versées aux participants à la recherche, comme les modestes primes à la participation, lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
  • Les frais liés aux contrats de sous-traitance.
  • Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits.
  • Les honoraires de conférenciers invités.

Dépenses non admissibles

  • Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils** versée à une personne qui est admissible aux bourses de l’un des trois organismes subventionnaires en raison de son statut. On peut toutefois faire une exception lorsque cette personne enseigne un ou plusieurs cours du titulaire de chaire (voir ci-dessus*).
  • Une allocation de dégagement pour la recherche pour un membre de l’équipe de recherche.
  • Le salaire d’un professeur autre que le titulaire de chaire.
  • Le salaire d’une personne autre qu’un membre de l’équipe de recherche du titulaire de chaire.
  • Les frais de remplacement du titulaire de chaire lorsque ce dernier est en congé et ne peut pas donner ses cours.
  • Les services techniques provenant d’une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires.
  • Les prestations de décès et tout autre avantage facultatif.
  • Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.
  • L’allocation de recherche de 20 000 $, qui ne peut servir à payer le salaire du titulaire de chaire.

Frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués aux fins de collaboration, de travaux d’archivistique et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés au titulaire de chaire, au personnel de recherche et aux étudiants qui travaillent avec le titulaire de chaire ainsi qu’aux chercheurs invités.

Dépenses admissibles

  • Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) du titulaire de chaire et des membres de l’équipe de recherche.
  • Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus économique et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
  • Les primes d’assurance-annulation de voyage et les frais de réservation des sièges.
  • Les primes d’assurance-santé de voyage pour le titulaire de chaire et les membres de l’équipe de recherche qui ne reçoivent pas ce genre d’avantage de leur établissement ni d’autres sources.
  • Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).
  • Les frais du visa d’entrée (pour le titulaire de chaire et les membres de l’équipe de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche.
  • Les frais de déplacement et de logement des conférenciers invités à des conférences et à des ateliers.
  • Les frais liés aux soins aux enfants d’une mère allaitante ou d’un titulaire de chaire monoparental pendant les déplacements :
    • dans le cas d’un titulaire de chaire monoparental, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage;
    • les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage avec un enfant se limitent aux soins habituellement prévus et au billet d’avion, le cas échéant.

Remarque : si la mère est accompagnée d’une gardienne, le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement peut être demandé, en remplacement des frais de garde d’enfant, jusqu’à concurrence du montant prévu à ce titre.

Dépenses non admissibles

  • Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du titulaire de chaire ou d’un membre du personnel de recherche.
  • Les frais liés au passeport et à l’immigration.
  • Les frais liés à la soutenance de thèse, ce qui comprend les dépenses engagées pour un examinateur externe.
  • Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur.

Frais liés au recrutement et au déménagement

Dépenses admissibles

  • Les dépenses liées au recrutement du titulaire de chaire (et, dans le cas des chaires d’excellence en recherche du Canada, des membres de son équipe).
  • Les dépenses liées au déménagement du titulaire de chaire, y compris les frais de déplacement jusqu’à concurrence du plein tarif en classe économique pour le titulaire de chaire et sa famille immédiate, les membres de l’équipe du titulaire de chaire et leur famille immédiate ainsi que les frais de déménagement de leur mobilier et de leurs articles ménagers.
  • Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) du titulaire de chaire et d’une autre personne pour un séjour de quatre jours afin d’organiser l’hébergement (location ou achat) en prévision du déménagement.
  • Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) des membres de l’équipe du titulaire de chaire et d’une autre personne par membre pour un séjour de quatre jours afin d’organiser l’hébergement (location ou achat) en prévision du déménagement.
  • Les frais de repas et d’hébergement du titulaire de chaire, des membres de son équipe et de leur famille durant un déplacement dans la ville de l’établissement d’accueil, s’ils s’y rendent en voiture plutôt qu’en avion.

Ces dépenses peuvent être remboursées rétroactivement.

Congé sabbatique ou congé de recherche

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement; le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique).
  • Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, y compris les frais de déplacement et d’hébergement, à condition qu’ils soient appuyés par les documents appropriés.
  • Les frais liés au transport d’équipement ou de matériel de recherche vers l’emplacement où se déroulera le congé sabbatique et depuis cet emplacement.
  • Les frais de déplacement pour assister à une conférence.
  • Les frais de déplacement entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sont limités à un billet aller-retour, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Dépenses non admissibles

  • Les frais de déplacement aller-retour du personnel de recherche devant se rendre au lieu du congé sabbatique du titulaire de chaire aux fins de supervision ou d’enseignement.
  • Les frais de déplacement du titulaire de chaire devant se rendre à l’établissement d’attache aux fins de supervision ou d’enseignement.
  • Les frais de subsistance.
  • Les frais de déplacement pour un membre de la famille du titulaire de chaire ou de son équipe de recherche entre l’établissement d’attache du titulaire de chaire et le lieu de son congé sabbatique.

Matériel et fournitures

Pour les ordinateurs et les communications électroniques, veuillez vous reporter à la section Ordinateurs et communications électroniques.

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au matériel de recherche et aux fournitures. Veuillez consultez la Liste des dépenses admissibles et non admissibles pour les articles de papeterie et les fournitures de bureau pour obtenir des renseignements supplémentaires.
  • Les coûts d’acquisition, de fonctionnement et d’entretien de l’équipement de recherche, des véhicules servant à la recherche et d’autres ressources de recherche (sauf les coûts couverts par les fonds attribués par la Fondation canadienne pour l’innovation).
    • Remarque : seul l’équipement de petite taille (p. ex. des pièces d’équipement coûtant moins de 7 000 $) peut être acheté avec les fonds du Programme des chaires de recherche du Canada,  du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et du Programme des chaires de recherche Canada 150. Le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 peuvent faire des exceptions, au cas par cas, si l’université fournit une justification satisfaisante faisant état : a) d’un besoin important et urgent d’équipement pour le programme de recherche; b) d’une raison pour laquelle l’équipement ne peut pas être financé par d’autres sources, telles que la Fondation canadienne pour l’innovation.
  • Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux.
  • Les frais de transport des appareils achetés.
  • Le coût de garantie prolongée des appareils.
  • Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures.
  • Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées.

Dépenses non admissibles

  • Les frais d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche.
  • Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires. (Les frais de rénovation sont admissibles dans le cadre du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada en tant que coûts indirects de la recherche.)
  • Le coût des fournitures provenant d’une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires.

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

  • Les frais liés aux ordinateurs, aux tablettes, aux modems, aux nouvelles technologies, aux logiciels spécialisés et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche qui ne sont habituellement pas fournis par l’établissement, sous réserve d’une justification appropriée.
  • Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet de l’établissement.
  • Les frais d’acquisition de téléphones cellulaires, téléphones intelligents ou autres appareils électroniques si ceux-ci sont nécessaires à la recherche (p. ex. collecte de données) ou pour assurer la sécurité du personnel, sous réserve d’une justification appropriée.
  • Le coût du forfait mensuel des appareils électroniques utilisés à des fins de recherche (p. ex. collecte de données) ou pour des raisons de sécurité du personnel uniquement.

Dépenses non admissibles

  • Les frais d’utilisation du réseau Internet à domicile.
  • Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
  • Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
  • Les frais liés au service de messagerie vocale.
  • Les frais liés à l’acquisition de livres de bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.

Diffusion des résultats de la recherche

Dépenses admissibles

  • Les frais de conception d’un site Web d’information, y compris les frais d’entretien.
  • Les frais de diffusion des résultats de la recherche, notamment sur supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
  • Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer le libre accès aux résultats (p. ex. coûts de publication dans une revue à libre accès ou coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).
  • Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication.
  • Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
  • Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés et du repas).

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats.
  • Les frais liés à l’élimination sûre des déchets.
  • Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement.
  • Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour réaliser le projet de recherche.
  • Le coût de cours spécialisés, sous réserve d’une justification appropriée.
  • Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés et des repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire de chaire et des chercheurs invités, et d’activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui facilitent l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribuent (p. ex. des rencontres du titulaire de chaire avec des partenaires, des intervenants et des chercheurs invités).
  • Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou au projet de recherche.
  • Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour les travaux sur le terrain, uniquement pour les mois au cours desquels les travaux sur le terrain sont effectués.

Dépenses non admissibles

  • Les frais liés aux boissons alcoolisées.
  • Les frais liés aux divertissements, à l’accueil et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment (p. ex. les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel).
  • Les frais liés à la reconnaissance du personnel et aux récompenses qui lui sont destinées.
  • Les frais d’études, comme ceux liés à la préparation d’une thèse, aux droits de scolarité et aux frais de cours, menant à l’obtention d’un diplôme.
  • Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique.
  • Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement.
  • Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, l’air comprimé, l’eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d’entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d’une installation de recherche (voir les coûts indirects).
  • Les frais d’assurance de bâtiments et d’équipement.
  • Les dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux exigences en matière de réglementation, ce qui comprend l’examen éthique, les mesures de sécurité à prendre pour contrer les risques biologiques et la radioactivité, les évaluations environnementales ou les mesures prises pour respecter les règlements ou arrêtés provinciaux ou municipaux  (voir les coûts indirects).
  • Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
  • Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
  • Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
  • Les dépenses liées aux brevets.
  • Les frais de déménagement d’un laboratoire.

Rapports et documents à l’appui

Exigences en matière de rapport à l’intention des titulaires de chaire de recherche du Canada

Établissements

Les établissements doivent soumettre les rapports suivants conformément aux exigences du programme (Les détails relatifs à la soumission des documents sont envoyés par courriel à tous les établissements participants chaque année.) :

  • Un rapport de l’établissement qui fournit de l’information sur la gestion des chaires de recherche du Canada et les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du plan de recherche stratégique de l’établissement. Si un établissement ne soumet pas ce rapport, les versements seront suspendus jusqu’à la réception du rapport. Il doit être soumis au plus tard le 31 octobre 2023 et couvrir la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.
  • Un rapport sur le soutien financier de l’établissement pour chacun des titulaires de chaire doit être soumis d’ici le 31 octobre 2023. Le rapport doit décrire le financement fourni par l’établissement entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023 à l’appui de la chaire (excluant le financement offert par des organismes externes, des organismes subventionnaires, le Programme des chaires de recherche du Canada et le financement connexe et les fonds de contrepartie de la FCI).
  • Un état des dépenses annuel pour chaque compte de bourse de chaire de recherche du Canada, en utilisant l’état des dépense (formulaire 300) (PDF, 14KB) standard de l’organisme, qui indique la manière dont les fonds ont été utilisés. Signé par le président, le directeur, le recteur ou le délégué autorisé de l’établissement, l’état des dépenses doit parvenir à la Division des finances du CRSH au plus tard le 30 juin de chaque année. Cet état des dépenses annuel doit indiquer tous les engagements impayés.

Des aperçus de ces rapports sont disponibles ici.

Les établissements doivent également respecter les exigences annuelles en matière de reddition de comptes à la population et de transparence décrites ci-dessus.

Titulaires de chaire

Les titulaires de chaire doivent remplir un rapport de titulaire de chaire qui doit être soumis avant le 31 octobre 2023 et couvrir la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Tous les titulaires de chaire doivent remplir un rapport à moins qu’ils occupent leur poste depuis moins de 12 mois, que leur chaire soit renouvelée (voir l’exemple dans le tableau ci-dessous) ou qu’ils aient été en congé de maternité ou parental, d’invalidité prolongée ou de soin de membres de la famille immédiate ou qu’ils soient actuellement en congé.

Exemple d’exemption de rapport annuel pour les titulaires de chaire récemment renouvelées
Date limite de soumission du rapport de renouvellement Exemption de soumission du rapport annuel 2022-2023, à remettre le 31 octobre 2023
Octobre 2022 Oui
Avril 2023 Oui

Les titulaires de chaire bénéficiant d'un financement de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ne peuvent plus accéder aux formulaires de rapport d’avancement des projets de la FCI sur le site Web du Programme des chaires. Si un titulaire de chaire a une composante FCI dans sa chaire, il doit accéder à ces formulaires via le portail de la FCI. Veuillez noter que les délais et les exigences en matière de rapports peuvent différer de ceux du Secrétariat.

Exigences relatives au rapport d’étape annuel du titulaire de chaire d’excellence en recherche du Canada et du titulaire de chaire de recherche Canada 150

Les établissements et les titulaires de chaire doivent soumettre un rapport d’étape annuel au moyen d’un outil de sondage en ligne (Voxco) au plus tard à la date limite indiquée à la page Formulaires. Les personnes-ressources désignées par les établissements recevront par courriel, de la part du Programme, le lien pour pouvoir remplir le rapport.

Le rapport d’étape annuel compte trois parties :

  • partie A – Rapport d’étape de l’établissement : cette partie du rapport sert à répondre à un certain nombre de questions clés et à préciser les indicateurs utilisés par le Programme pour assurer son suivi continu et répondre à ses besoins en matière d’évaluation
  • partie B – Rapport d’étape du titulaire de chaire : cette partie du rapport sert à montrer comment progressent les travaux du titulaire de chaire en vue d’atteindre les objectifs énoncés dans la demande initiale
  • partie C – Renseignements sur l’équipe principale et formulaire de déclaration volontaire : cette partie du rapport sert à répondre à un certain nombre de questions clés et à préciser les indicateurs utilisés par le Programme pour assurer son suivi continu et répondre à ses besoins en matière d’évaluation

Il incombe à l’établissement de veiller à ce que les trois parties de son rapport d’étape annuel parviennent au Secrétariat au plus tard à la date limite indiquée à la page Formulaires de chacun des programmes.

Tout établissement qui ne se conforme pas à cette exigence verra ses versements suspendus jusqu’à ce que le Secrétariat reçoive le rapport.

Pour chaque titulaire de chaire, l’établissement doit également soumettre chaque année un état des dépenses (formulaire 300), qui décrit en détail la manière dont les fonds attribués ont été utilisés. L’état des dépenses, signé par le directeur, le recteur ou un représentant autorisé de l’établissement, doit être soumis à la Division des finances du CRSH au plus tard le 30 juin de chaque année. Cet état des dépenses doit indiquer tous les engagements impayés.

Toutes les chaires d’excellence en recherche du Canada attribuées à compter de 2013 feront l’objet d’un examen à mi-parcours. De plus amples renseignements sur le contenu de l’examen à mi-parcours seront bientôt disponibles.

Documents à l’appui

Pour chaque bourse, l’établissement ou le titulaire de chaire doit maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation du financement accordé par le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150, y compris des pistes de vérification vérifiables, ainsi que des documents d’appui complets pour chaque opération, et ce, pendant une période d’au moins sept ans.

Il incombe à l’établissement d’autoriser les dépenses imputées conformément aux exigences et aux modalités des bourses et aux politiques de l’établissement et du Programme des chaires de recherche du Canada,  du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou du Programme des chaires de recherche Canada 150. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser de dépenses imputables à un compte de bourse sans que l’établissement ne lui en ait au préalable délégué le pouvoir par écrit.

Toutes les demandes doivent porter la signature du bénéficiaire de la bourse ou de son représentant. Les signatures permettent de confirmer :

  • que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la bourse a été accordée;
  • que toutes les dépenses figurant sur la demande sont des dépenses admissibles;
  • que tous les biens et les services ont été reçus;
  • que les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
  • que les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou établissements ont été divulgués à l’établissement responsable.

Les documents à l’appui doivent être conservés pour toutes les dépenses imputées aux comptes de bourse, notamment les documents relatifs aux dépenses liées à ce qui suit :

  • les salaires ou les paiements versés aux titulaires de chaire, aux étudiants et au personnel de recherche :
    • les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même des bourses, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération et le lien avec la bourse;
    • la durée de l’appui accordé à chacune d’elles;
    • les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;
  • les appareils et les fournitures :
    • les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
    • le prix d’achat;
  • les allocations pour frais internes et les frais partagés :
    • les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
    • la méthode de calcul ou d’attribution;
    • l’autorisation du titulaire de chaire en ce qui concerne les frais imputés;
  • les dépenses d’accueil engagées à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
    • les dates de l’activité;
    • le nombre de participants;
    • l’objectif de l’activité;
    • la signature du directeur de département ou du doyen pour les dépenses d’accueil pour lesquelles un remboursement est demandé par le titulaire de chaire;
  • les incitatifs payés pour le recrutement et la participation à la recherche :
    • les factures des fournisseurs indiquant en détail les achats effectués en vue d’offrir des incitatifs;
    • la demande à un comité d’éthique de la recherche expliquant en détail le plan d’incitation (méthode de distribution, valeur des incitatifs et nombre de personnes qui en bénéficieront);
    • l’approbation de l’incitatif par le comité d’éthique de la recherche;
    • la preuve de paiement des incitatifs (p. ex. reçus signés, liste codée des bénéficiaires ou attestation du chercheur ou d’autres personnes visées par le paiement de l’incitatif).

Les personnes qui présentent une demande visant le remboursement de frais de déplacement à même une bourse doivent remplir une demande distincte pour chaque déplacement.

Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et aux procédures courantes en matière de déplacements de l’établissement du titulaire de chaire. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire de chaire, il y a lieu de préciser l’appartenance au groupe de recherche du titulaire de chaire. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire de chaire. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire de chaire ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur du département ou le doyen pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la recherche financée.

La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’information suivante :

  • l’objectif du voyage;
  • les dates et les destinations (personnes ou lieux visités);
  • la documentation à l’appui officielle (p. ex. prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
  • des détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses liées à ces visites;
  • des précisions sur tout véhicule utilisé;
  • les reçus, comme les factures d’hôtel et les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit n’étant pas des reçus valides);
  • les reçus des billets d’avion et les cartes d’embarquement, le cas échéant, ou toute autre pièce justificative attestant les frais de déplacement pour lesquels on demande un remboursement (p. ex. attestation écrite du titulaire de chaire).

Questions administratives

Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de bourse

Tous les articles achetés à l’aide des fonds d’une bourse appartiennent à l’établissement et non au titulaire de chaire, à moins que l’organisme subventionnaire, le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150 n’en convienne autrement par écrit ou que cette pratique ne soit contraire à une exigence établie par la loi. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que l’appareillage soit utilisé pour appuyer le programme de recherche du titulaire de chaire. Les décisions relatives à l’utilisation et à la gestion de l’appareillage doivent être prises conjointement par l’établissement et le titulaire de chaire ou le groupe d’utilisateurs.

Afin de connaître les responsabilités de l’établissement à l’égard de l’appareillage et des installations, consultez la section 3.8, « Propriété du matériel et des installations », de l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.


Réinstallation d’un titulaire de chaire dans un établissement canadien admissible

Les bourses attribuées par le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150 ne sont pas transférables à un autre établissement. Le financement d’une chaire ne peut pas non plus être transféré à une autre.


Déplacement de l’appareillage ou du solde d’une subvention d’équipement

Tout appareillage acheté à l’aide des fonds d’une bourse appartient à l’établissement et non au titulaire de chaire, à moins que l’organisme subventionnaire, le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150 n’en convienne autrement par écrit ou que cette pratique ne soit contraire à une exigence établie par la loi. Si le titulaire de chaire passe à un autre établissement canadien et souhaite déménager de l’appareillage acheté à l’aide des fonds de la bourse, l’ancien établissement peut, à sa discrétion, autoriser un tel déménagement. Les organismes subventionnaires encouragent l’établissement à accepter une telle demande à condition qu’aucun chercheur de l’ancien établissement n’en ait besoin.

Si un établissement autorise le transfert ou le prêt d’appareillage à un autre établissement admissible, l’établissement principal en demeure propriétaire. Il faut fournir une lettre d’entente confirmant la propriété de l’appareillage et des installations et les responsabilités s’y rattachant, fins auxquelles l’appareillage et les installations seront utilisés et l’accès qui sera accordé aux chercheurs de chacun des établissements.

Un établissement peut transférer la propriété d’appareillage ou d’installations à un autre établissement admissible en procédant à un don ou à une vente. Une lettre d’entente dans laquelle l’autre établissement s’engage à respecter les modalités en vertu desquelles les fonds destinés à l’appareillage ou aux installations ont été accordés devrait être en place avant le transfert. Les produits de toute vente de l’appareillage acheté ou des installations mises en place à l’aide des fonds accordés par l’organisme subventionnaire, le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150 doivent être utilisés pour la recherche.

Afin de connaître les rôles et les responsabilités de l’établissement à l’égard du transfert d’appareillage, consultez l’article 3.8, « Propriété du matériel et des installations », de l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche


Report de versements ou d’engagements annuels d’une bourse

La politique gouvernementale interdit aux organismes subventionnaires d’effectuer des versements de bourse avant que le besoin ne se manifeste. Les organismes subventionnaires peuvent seulement verser des fonds d’un montant correspondant aux besoins de trésorerie du programme de recherche du titulaire de chaire. L’établissement doit demander au Programme des chaires de recherche du Canada, au Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou au Programme des chaires de recherche Canada 150 de reporter le versement ou l’engagement annuel prévu pour le prochain exercice s’il a accumulé des fonds dans le compte de la bourse en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans les travaux de recherche attribuable, par exemple, à la prise d’un congé prolongé (congé de maladie, congé de maternité ou congé parental) ou à la difficulté d’embaucher du personnel, et s’il juge que le versement ou l’engagement annuel ne seront pas nécessaires au cours de l’exercice.

Le report du versement ou des engagements annuels d’une bourse n’a aucune incidence négative sur l’examen de la prochaine mise en candidature, s’il y a lieu. Au contraire, cela montre plutôt que l’établissement administre bien les fonds qui lui sont accordés. Il est important de noter que la date de fin de la bourse ne sera pas modifiée.

Le Secrétariat peut, à sa seule discrétion, reporter ou retenir un versement ou des engagements subséquents d’une bourse s’il estime que l’accumulation de fonds dans le compte de la bourse n’a pas été bien justifiée, que le besoin de fonds n’a pas été démontré ou que des problèmes ont été cernés au cours de la période de validité de la bourse.


Cessation prématurée du financement d’une chaire

Le titulaire de chaire, son établissement et, dans les cas de non-respect, le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou le Programme des chaires de recherche Canada 150 peuvent mettre prématurément fin au financement d’une chaire.

Quand c’est le cas, l’établissement doit rapidement en aviser le Secrétariat qui, à son tour, avisera la Division des finances de l’organisme subventionnaire concerné.

La période de cessation progressive d’au plus six mois s’applique à cette situation.

L’établissement doit immédiatement envoyer un message indiquant la date et le motif de la cessation au Secrétariat par courrier électronique (information@chairs-chaires.gc.ca).

L’établissement doit également soumettre les documents suivants au service des finances du Programme des chaires de recherche du Canada, du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ou du Programme des chaires de recherche Canada 150 par courrier électronique (administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca) : 

  • une liste détaillée des engagements pris – mais non remplis – par le titulaire de chaire avant la cessation du financement de sa chaire, y compris les ententes et contrats de travail du personnel de recherche, formulaire 303;
  • un état des dépenses (formulaire 300).

Le titulaire de chaire doit remplir le questionnaire de départ en ligne. Le Secrétariat lui transmettra le lien vers ce questionnaire par courrier électronique. Le titulaire de chaire peut télécharger un exemple de questionnaire de départ. Cet exemple est fourni à titre de référence seulement.

Dans tous les cas de cessation prématurée du financement d’une chaire de recherche du Canada, l’établissement peut remplacer le titulaire qui part d’un processus de recrutement transparent, ouvert et équitable. Une nouvelle mise en candidature pour un nouveau de cinq ou de sept ans doit être soumise au Secrétariat à des fins d’évaluation selon les critères établis. Les établissements peuvent profiter de la « marge de flexibilité » permise dans la formule d’attribution afin de choisir le niveau et la discipline de la nouvelle chaire mis en candidature.

Les établissements ne peuvent pas remplacer ni une chaire d’excellence en recherche du Canada, ni une chaire de recherche Canada 150.


Congés

L’établissement doit informer à l’avance le Secrétariat de tout congé pris par ses titulaires de chaire.

Les titulaires de chaire sont admissibles à un congé sabbatique, à des vacances, à des congés d’invalidité prolongée, des congés de maternité ou parentaux, des congés pour raisons familiales et d’autres types de congés, sous réserve des politiques en vigueur dans leur établissement.

Même si une période de congé ne peut dépasser un an, un titulaire de chaire peut prendre plusieurs congés au cours de son mandat, à condition que les périodes de congé soient séparées par au moins deux sessions universitaires. Le Secrétariat se réserve le droit d’annuler la bourse si le titulaire de chaire prend des congés consécutifs.

Si le congé est conforme aux politiques de l’établissement concerné et qu’il s’agit de congés avec solde (plein salaire ou salaire partiel), l’établissement continuera de recevoir des versements. Les fonds de la chaire ne peuvent servir qu’à couvrir la portion du congé avec solde pour les périodes concernées que doit payer l’établissement. Si cela représente moins de la totalité de la composante des salaires du budget de la chaire, les fonds non dépensés dans le budget des salaires peuvent servir à acquitter d’autres dépenses liées à la recherche engagées par la chaire.

Si le congé est sans solde, l’établissement continuera de recevoir des versements, mais la composante salariale pour le titulaire de chaire ne sera plus une dépense admissible pendant toute la durée du congé. Les fonds destinés au paiement des salaires qui n’auront pas été dépensés peuvent être utilisés pour acquitter d’autres dépenses de recherche engagées par la chaire.

Un chercheur peut accepter une chaire alors qu’il est en congé, mais la durée de ce congé ne peut pas dépasser 12 mois.

Mises à part les exceptions précisées dans la section suivante, il n’est pas permis de prolonger le mandat d’un titulaire de chaire pour couvrir une période de congé. Il est toutefois permis de transférer tous les fonds non dépensés à l’exercice suivant, à condition que le transfert soit fait avant la date de fin de la bourse.

Congés de maternité, congés parentaux, congés de maladie ou congés familiaux pour raisons médicales

Les politiques générales de chaque établissement concernant les congés de maternité, les congés parentaux, les congés de maladie et les congés familiaux pour raisons médicales s’appliquent.

Le titulaire de chaire aura droit à un congé d’une durée maximale de deux ans dans le cas des congés :

  • de maternité;
  • parentaux;
  • d’invalidité prolongée;
  • de soin de membres de la famille immédiate.

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 reconnaissent la nécessité et l’importance de ces types de congés. En outre, ils reconnaissent que les interruptions de carrière de ce genre peuvent avoir une incidence sur le programme de recherche des titulaires de chaire. C’est pourquoi, pour ces types de congés uniquement, ils prévoient une certaine souplesse dans les paiements qu’ils versent à l’établissement. Le montant original du financement de la chaire ne change pas.

Dans le cas des congés qui ne dépassent pas un an, le titulaire de chaire et son établissement peuvent choisir :

  • de poursuivre ou de reporter les paiements pour toute la durée du congé;
  • de poursuivre les paiements pour une partie de la durée du congé, puis de les reporter pour le reste de la période;
  • d’alterner entre poursuivre et reporter les paiements pendant le nombre de mois de leur choix, et ce, pour toute la durée du congé. Par exemple, l’établissement peut choisir de poursuivre les paiements pendant trois mois, puis de les reporter pendant les quatre mois suivants, puis de les poursuivre à nouveau pendant les cinq derniers mois du congé.

Dans le cas des congés d’une durée de plus d’un an, le titulaire de chaire et son établissement peuvent choisir :

  • de reporter les paiements pour toute la durée du congé;
  • de poursuivre les paiements pendant toute la première année du congé, puis de les reporter pour le reste de la période;
  • de poursuivre les paiements pour une partie de la première année du congé, puis de les reporter pour le reste de la période;
  • d’alterner entre poursuivre et reporter les paiements pendant le nombre de mois de leur choix, et ce, pour la première année du congé. Par exemple, l’établissement peut choisir de poursuivre les paiements pendant deux mois, puis de les reporter pendant les quatre mois suivants, puis de les poursuivre pendant les trois mois suivants, puis de les reporter à nouveau pour le reste de la durée du congé.

Les paiements sont automatiquement reportés pour la deuxième année du congé. Cependant, dans certains cas, les paiements peuvent se poursuivre au cours de la deuxième année si l’établissement fournit une justification convaincante.

Pour ce type de congé, la période de validité de la chaire peut être prolongée d’une période équivalant au congé, sur demande. Par conséquent, la date de renouvellement, le cas échéant, sera aussi reportée.

Dans des circonstances très exceptionnelles, on envisagera de repousser la date de renouvellement pour des motifs de compassion se limitant strictement à une maladie prolongée ou à la nécessité de prendre soin d’un membre de la famille immédiate dans un cas où le titulaire de chaire a de bonnes raisons de ne pas avoir pris ou de ne pas avoir pu prendre congé de manière officielle. L’établissement devra alors fournir une justification sérieuse résumant les circonstances exceptionnelles et les raisons pour lesquelles le titulaire de chaire n’a pas pris congé de manière officielle. Dans certains cas, des pièces justificatives pourraient être demandées.

Dans le cas de ces types de congés uniquement, les titulaires de chaire peuvent reprendre le travail à temps partiel pendant une période déterminée d’au plus 12 mois. Les règlements énoncés à la section Congés s’appliquent au versement du salaire durant cette période.

Titulaires de chaire candidats à des élections

Conformément à la politique en matière de congés établie par le Secrétariat, si un titulaire de chaire se présente à des élections municipales, provinciales ou fédérales, son établissement doit en informer le Secrétariat. Chaque établissement doit se conformer à ses propres politiques en matière de congés afin de déterminer si le salaire versé au titulaire de chaire lors de la période électorale constitue une dépense admissible ou non.

Si le titulaire de chaire remporte l’élection, la chaire devient immédiatement vacante, et la période de cessation progressive d’au plus six mois est appliquée au paiement des engagements en cours à partir du solde du compte de la chaire.

Si le titulaire de chaire ne remporte pas l’élection, l’établissement peut demander de mettre fin à son congé.

Le titulaire de chaire peut continuer à faire usage de son titre pendant qu’il est candidat.


Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs postdoctoraux

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 autorisent le paiement, à même les bourses, de congés de maternité ou de congés parentaux aux étudiants des cycles supérieurs et aux chercheurs postdoctoraux, et ce, pour une durée maximale de 12 mois.

Par contre, ils n’accordent pas, pour ce paiement, de fonds excédant la valeur initiale de la bourse.


Fonds non dépensés

Programme des chaires de recherche du Canada

Les fonds non dépensés à la fin de la période de cessation progressive d’au plus six mois doivent être retournés à la Division des finances du CRSH par chèque (à l’ordre du receveur général du Canada), qui les créditera à l’organisme subventionnaire approprié aux fins de remboursement du Trésor du gouvernement fédéral.

Les fonds non dépensés ne peuvent pas être transférés au fonds général de recherche de l’établissement.

Lorsqu’une chaire de recherche du Canada est renouvelée, les fonds non dépensés sont automatiquement transférés dans le nouveau compte de la chaire renouvelée. Cela s’applique également dans le cas des titulaires de chaire de niveau 2 qui passent à une chaire de niveau 1 sans que le financement soit interrompu entre les deux mandats.

Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et Programme des chaires de recherche Canada 150

Sauf si une période de report plus longue a été approuvée, les fonds non dépensés à la fin de la période de cessation progressive d’au plus un an doivent être retournés à la division des finances du CRSH par chèque (à l’ordre du receveur général du Canada), qui les créditera à l’organisme subventionnaire approprié aux fins de remboursement du Trésor du gouvernement fédéral.

Les fonds non dépensés ne peuvent pas être transférés au fonds général de recherche de l’établissement.

Le Programme des chaires d’excellence du Canada et le Programme des chaires de recherche Canada 150 peuvent approuver une exception à la règle pour la période de cessation progressive d’au plus un an si l’établissement fournit une justification convaincante.