Exigences relatives au recrutement et à la mise en candidature de titulaires de chaire de recherche du Canada


Mise à jour Septembre 2018 : ces nouvelles exigences auxquelles doivent satisfaire les établissements sont en fait des modifications aux Lignes directrices pour garantir l’équité et la transparence du processus de recrutement et de mise en candidature (entrées en vigueur en 2011), et leur mise en application s’inscrit dans le cadre du Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion du Programme.

Avant de prendre connaissance des exigences ci-dessous, veuillez noter ce qui suit.

  • Ces exigences sont en vigueur pour tout nouveau processus de recrutement lancé après le 10 septembre 2018.
  • Si un processus de recrutement a été lancé avant l’entrée en vigueur de ces exigences, l’établissement doit présenter, avec la mise en candidature, une lettre en bonne et due forme dans laquelle il explique exactement en quoi le processus respecte les lignes directrices antérieures.
  • Le Programme n’acceptera pas une mise en candidature si le processus de recrutement est lancé après le 10 septembre 2018 et ne satisfait pas aux exigences.
  • Le Programme surveillera attentivement la conformité à ces exigences. Le Programme se réserve le droit de retirer la mise en candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours dans les cas où la surveillance permettra d’établir que le processus de recrutement n’a pas été conforme aux exigences.

Tous les postes de titulaire de chaire de recherche du Canada doivent être dotés en conformité avec les exigences en matière de recrutement et de mise en candidature exposées ci-après, qui sont fondées sur des principes d’ouverture, de transparence et de reddition de comptes. Il s’agit des exigences minimales auxquelles les établissements doivent satisfaire lorsqu’ils procèdent à la dotation d’une chaire qui leur a été attribuée. Les établissements sont également invités à intégrer d’autres pratiques exemplaires dans leurs processus.




1) Reddition de comptes par l’établissement

  • Au moment de doter une chaire vacante, l’établissement doit tenir compte de la nécessité d’atteindre (ou de continuer d’atteindre) ses cibles en matière d’équité et de diversité pour remédier à la sous-représentation des personnes des quatre groupes désignés (soit les femmes, les personnes handicapées, les Autochtones et les personnes de minorités visibles).
  • Ces exigences s’appliquent à toutes les mises en candidature (exception faite des renouvellements de mandat), que ce soit dans le cadre d’un recrutement à l’interne (destiné uniquement aux membres du corps professoral) ou à l’extérieur (pour attirer de nouveaux membres au sein du corps professoral), et aux cas où la candidature d’un titulaire de chaire de niveau 2 est proposée pour doter une chaire de niveau 1 dans le même établissement.
  • Avant de lancer le processus de recrutement, l’établissement doit désigner un représentant de haut rang qui sera chargé de veiller à ce que les exigences soient respectées et qui le confirmera en signant le formulaire Attestation de l’établissement – Processus de recrutement et de mise en candidature.
  • Le Programme n’acceptera pas les mises en candidature pour lesquelles l’annonce du poste et (ou) le processus de recrutement et de mise en candidature n’auront pas été conformes aux exigences.
  • Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements (le Secrétariat) se réserve le droit de demander à un établissement de fournir, à tout moment dans les 48 mois suivant la présentation d’une mise en candidature, les documents attestant que les exigences ont été respectées. Exemples de documents demandés
  • Le Programme surveillera attentivement la conformité à ces exigences. Le Programme se réserve le droit de retirer la mise en candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours dans les cas où la surveillance permettra d’établir que le processus de recrutement n’a pas été conforme aux exigences.



2) Attribution de postes de titulaire de chaire

L’établissement doit :

  • tenir compte de ses cibles en matière d’équité et de diversité et des lacunes à combler quand il attribue un poste de titulaire de chaire à un département ou à une faculté, décide du champ de recherche à soutenir au moyen d’une chaire et choisit de s’en tenir à un bassin de candidats internes;
  • envisager la possibilité de constituer un bassin de candidats diversifié quand il définit le champ de recherche visé, puisqu’en définissant un champ de recherche plus vaste, il est plus susceptible d’attirer un bassin de candidats diversifié.



3) Annonces et affichages de postes

L’établissement doit :

  • annoncer publiquement tout poste de chaire sur sa page Web de reddition de comptes à la population pendant une période d’au moins 30 jours précédant la clôture du concours (ceci s’applique à toutes les nouvelles mises en candidature, même celles qui sont destinées uniquement aux membres du corps professoral). Prière de noter que tous les affichages doivent être archivés et que le public doit y avoir accès pendant une période d’au moins trois ans;
  • envoyer par courriel à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca les liens vers tous les affichages de postes de titulaire de chaire, et ce, le jour même de l’affichage en ligne. Le Programme surveillera attentivement tous les affichages de postes afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences mentionnées ci-dessous;
  • s’abstenir d’annoncer un poste plus de deux ans avant de présenter la mise en candidature au Secrétariat, et ce, à des fins de transparence.

L’annonce du poste doit :

  • mentionner clairement la date de l’affichage en ligne;
  • indiquer clairement que le poste a trait à une chaire de recherche du Canada et préciser le champ de recherche et le niveau de la chaire (1 ou 2);
  • mentionner expressément le processus de justification de la chaire de niveau 2 s’il s’agit d’un poste de chaire de niveau 2 et ne pas utiliser de formulation trompeuse ou restrictive concernant l’admissibilité à une chaire de niveau 2 (pour plus de précisions, voir la rubrique Affichage des postes de titulaire de chaire pour les chaires de niveau 2);
  • inclure un énoncé qui reconnaît l’incidence légitime que les congés (par exemple les congés de maternité ou les congés de maladie) peuvent avoir sur le dossier de réalisations en recherche d’un candidat, énoncé précisant qu’il sera dûment tenu compte de ces congés au cours du processus d’évaluation;
  • inviter les personnes faisant partie des quatre groupes désignés à présenter leur candidature;
  • inclure l’énoncé portant sur l’engagement de l’établissement relativement au respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion;
  • inclure un énoncé de l’établissement sur les mesures d’adaptation qu’il offre et fournir les coordonnées d’une personne pouvant répondre aux demandes de mesures d’adaptation (p. ex. pour répondre aux besoins de candidats ayant une déficience auditive, dont la mobilité est restreinte, etc.);
  • utiliser une écriture inclusive, impartiale et non genrée et mettre l’accent uniquement sur les qualifications et les compétences nécessaires pour le poste.



4) Recherche de candidats

L’établissement doit veiller à ce que :

  • des efforts proactifs soient déployés pour constituer un bassin de candidats possibles diversifié, notamment en
    • s’assurant que le champ de recherche en cause est suffisamment bien défini dans ses grandes lignes;
    • choisissant avec soin la façon de transmettre les annonces (par les associations professionnelles et les associations regroupant les personnes faisant partie des groupes désignés);
    • faisant appel à des firmes ou agences de recrutement;
  • les critères de sélection et le processus d’évaluation aient été établis de façon définitive avant que le processus de recrutement soit lancé et qu’ils soient appliqués de façon uniforme et équitable à tous les candidats;
  • les processus d’évaluation et les décisions des comités de recrutement et d’embauche soient soigneusement documentés à toutes les étapes;
  • les conflits d’intérêts potentiels dans le cadre du processus soient gérés en conséquence;
  • l’agent en matière d’équité de l’établissement (ou un membre du comité ou le responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion au sein de l’établissement) participe au processus et soit consulté à toutes les étapes (de l’élaboration de la proposition à la sélection finale du candidat);
  • les données des déclarations volontaires soient recueillies auprès de tous les candidats en ayant recours à des pratiques exemplaires.



5) Comité de mise en candidature

Dans toutes les décisions qu’il prend, le comité (un groupe de personnes et non une seule personne) doit suivre un processus de recrutement et de mise en candidature équitable et objectif.

Le comité de recrutement et de mise en candidature doit :

  • être représentatif des groupes sous-représentés et comporter au moins une personne de l’un des quatre groupes désignés;
  • comprendre un agent en matière d’équité et de diversité (ou un membre du comité ou le responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion au sein de l’établissement);
  • avoir reçu une formation sur les répercussions négatives possibles que les préjugés involontaires peuvent avoir sur les processus d’évaluation et de prise de décision et sur les cheminements de carrière des personnes faisant partie des quatre groupes désignés;
  • être conscient de l’engagement pris par l’établissement à l’égard de l’équité et de la diversité et de la stratégie qu’il a adoptée pour atteindre (ou continuer d’atteindre) ses cibles en la matière et pour remédier à toute lacune;
  • adopter des pratiques exemplaires pour protéger la vie privée et les renseignements personnels de tous les candidats (les données des déclarations volontaires et les renseignements relatifs aux congés, entre autres).



6) Décision de mise en candidature

Le comité de recrutement et de mise en candidature doit :

  • prendre en compte de façon équitable l’incidence des congés sur le dossier de réalisations en recherche d’un candidat potentiel au moment d’évaluer les produits de la recherche;
  • prendre en compte le fait que les congés peuvent ralentir la progression professionnelle au moment de la transition au congé, puis à la reprise du travail (par exemple, une grossesse peut, s’il y a des complications, compromettre la productivité d’une chercheure avant que celle-ci soit officiellement en congé de maternité);
  • veiller à ce que le processus d’évaluation ne sous-estime pas les travaux d’érudition ou de recherche non classiques ou atypiques, fondés sur des modes de connaissances autochtones, sortant des sentiers battus d’une discipline ou mettant l’accent sur les questions ayant trait au genre, à la race ou au statut de minorité;
  • s’assurer que la nécessité de mettre en place des mesures d’adaptation en milieu de travail n’a pas d’incidence négative sur l’évaluation du candidat;
  • revoir la décision de sélection finale (et la remettre en question, au besoin) pour s’assurer que des préjugés involontaires n’ont pas eu une incidence négative sur le processus de prise de décision et que la décision cadre avec le plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de l’établissement;
  • fournir au représentant de haut rang de l’établissement le rapport écrit du comité de mise en candidature, signé par tous les membres du comité et indiquant comment ces exigences ont été remplies.



7) Mise en candidature

Avant de présenter une candidature au Secrétariat, le représentant de haut rang désigné par l’établissement doit examiner le processus de recrutement et de mise en candidature, les documents qui s’y rapportent et le dossier de mise en candidature afin de s’assurer de ce qui suit :

  • les exigences ont été respectées;
  • la mise en candidature est conforme à l’engagement du Programme à l’égard de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et conforme au plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion de l’établissement;
  • le niveau de soutien (p. ex. le temps réservé aux activités de recherche, l’allocation de recherche, le mentorat, etc.) offert par l’établissement à la personne est équitable et comparable à celui offert aux autres titulaires de chaire de l’établissement.

Le représentant de haut rang désigné par l’établissement doit dûment signer le formulaire Attestation de l’établissement – Processus de recrutement et de mise en candidature, qui doit être joint au dossier de mise en candidature présenté au Programme.




8) Mécanisme de maintien en poste d’urgence

C’est uniquement dans des circonstances très exceptionnelles qu’un établissement devrait avoir recours à un poste de chaire de recherche du Canada pour le maintien en poste d’urgence (c.-à-d. pour offrir un poste sans qu’il y ait concours à une personne afin de la garder au sein de l’établissement). Le mécanisme de maintien en poste d’urgence ne peut être utilisé que par des établissements qui atteignent leurs cibles en matière d’équité et de diversité dans les quatre groupes désignés ou dans les cas où la mise en candidature de la personne contribue à l’atteinte de ces cibles.

Conformément aux principes d’ouverture et de transparence, l’établissement doit démontrer publiquement le caractère exceptionnel de ce type de mise en candidature sur ses pages Web consacrées à la reddition de comptes à la population et à la transparence en y affichant un énoncé ayant trait à la transparence qui comprend :

  • l’annonce de son intention de proposer la candidature d’une personne en ayant recours au mécanisme de maintien en poste d’urgence;
  • une justification détaillée afin d’expliquer les raisons du recours au mécanisme de maintien en poste d’urgence (tout en veillant à ne pas divulguer les renseignements personnels du candidat);
  • la confirmation que ses cibles en matière d’équité et de diversité ont été prises en compte pour arriver à la décision;
  • le nom et les coordonnées du représentant de haut rang de l’établissement qui a approuvé la décision;
  • le nom et les coordonnées d’un représentant de l’établissement qui peut répondre aux questions ou aux préoccupations soulevées par la mise en candidature.

L’établissement doit :

  • veiller à ce que tout énoncé ayant trait à la transparence soit affiché sur son site public pendant une période d’au moins 30 jours précédant la présentation de la mise en candidature, afin qu’il y ait suffisamment de temps pour en discuter à l’échelon de l’établissement;
  • envoyer par courriel à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca le lien vers la version en ligne de l’énoncé et joindre la version PDF, et ce, le jour même de l’affichage en ligne;
  • joindre un exemplaire de l’énoncé au dossier de mise en candidature;
  • archiver tous les énoncés ayant trait à la transparence afin qu’ils puissent être consultables sur le site Web public, dans les pages que l’établissement consacre à la reddition de comptes à la population et à la transparence, pendant une période d’au moins trois ans.



9) Renouvellement du mandat d’un titulaire de chaire

Dans un souci d’ouverture et de transparence à l’égard de ses titulaires de chaire actuels, l’établissement doit établir des critères clairs afin de déterminer s’il demandera le renouvellement du mandat d’un titulaire de chaire donné et doit communiquer ces critères au titulaire de chaire au début et au cours de son mandat.

Nomination pour un troisième mandat d’un titulaire de chaire de niveau 1

Le titulaire d’une chaire de niveau 1 ne peut être nommé pour un troisième mandat, sauf dans des circonstances très exceptionnelles. Voir la rubrique Admissibilité au renouvellement pour plus de précisions et pour savoir ce sur quoi doit porter l’énoncé ayant trait à la transparence, le cas échéant. L’établissement doit :

  • envoyer par courriel à edi-edi@chairs-chaires.gc.ca le lien vers la version en ligne de l’énoncé et joindre la version PDF, et ce, le jour même de l’affichage en ligne;
  • joindre un exemplaire de l’énoncé au dossier de mise en candidature;
  • archiver tous les énoncés ayant trait à la transparence afin qu’ils puissent être consultables sur le site Web public, dans les pages que l’établissement consacre à la reddition de comptes à la population et à la transparence, pendant une période d’au moins trois ans.



10) Surveillance du processus de recrutement et de mise en candidature

Le Secrétariat vérifiera régulièrement si les établissements respectent les exigences. Les établissements peuvent être invités à fournir, à tout moment dans les 48 mois suivant la présentation d’une candidature, la preuve que le processus a satisfait aux exigences. Le Programme se réserve le droit de retirer la mise en candidature, de suspendre les versements à venir ou de mettre fin au financement d’un titulaire de chaire de recherche dont les activités sont déjà en cours dans les cas où la surveillance permettra d’établir que le processus de recrutement n’a pas été conforme aux exigences.

Voici des exemples de documents que l’établissement pourrait être appelé à fournir :

  • des renseignements sur les membres du comité de recrutement et de mise en candidature;
  • le nom du représentant de haut rang de l’établissement chargé de s’assurer que le processus de recrutement a respecté les cibles en matière d’équité et de diversité de l’établissement et a satisfait aux exigences du Programme en ce qui a trait au processus de recrutement ouvert et transparent;
  • la description de la formation en matière d’équité, de diversité et d’inclusion offerte aux personnes qui ont participé au processus (y compris une formation sur les préjugés involontaires);
  • la description du rôle de l’agent en matière d’équité et de diversité ou du responsable désigné à titre de champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion;
  • la description des efforts proactifs déployés pour constituer un bassin de candidats possibles diversifié et de la stratégie adoptée à cet égard;
  • la description des moyens utilisés pour s’assurer que les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation ou qui ont connu une interruption dans leur carrière n’ont pas été désavantagées au cours du processus de mise en candidature;
  • les critères et les grilles d’évaluation utilisés;
  • un exemplaire des lignes directrices et des politiques internes (p. ex. les politiques en matière d’équité, les politiques ou pratiques de recrutement pour les postes menant à la permanence, les conventions collectives ou autres documents équivalents);
  • la description des pratiques exemplaires utilisées pour recueillir des données sur la participation des personnes faisant partie des quatre groupes désignés, y compris un exemplaire du formulaire de déclaration volontaire.



Questions

Pour toute question concernant ces exigences ou les pratiques du Programme en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, veuillez communiquer avec

Sally Booth
Conseillère principale en matière de politiques, Équité, diversité et inclusion
613-947-9203
sally.booth@chairs-chaires.gc.ca

Marie-Lynne Boudreau
Directrice, Politiques, rendement, équité et diversité
613-943-7989
marie-lynne.boudreau@chairs-chaires.gc.ca