GUIDE D’ADMINISTRATION FINANCIÈRE DES PROGRAMMES DE CHAIRES

À moins d’indication contraire, les règlements suivants s’appliquent à la fois au Programme des chaires de recherche du Canada et du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, qui sont tous deux administrés par le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada.

Acceptation d'une chaire et entrée en fonction

• Avis d'attribution et d'acceptation
• Entrée en fonction
• Période de validité
• Renouvellement d'une chaire
• Détention d'autres chaires ou subventions
• Titulaires de chaire étrangers

Responsabilité et obligation de rendre compte

• Rôles et responsabilités
• Sécurité d'emploi et augmentation de salaire
• Temps consacré à la recherche
• Dérogation aux activités ou au budget proposés, ou les deux
• Surveillance financière des comptes
• Non-respect
• Reconnaissance
• Propriété intellectuelle et brevets
• Conduite responsable de la recherche
• Archivage des données de recherche 
• Propriété des collections et spécimens

Financement annuel des subventions

• Dépassement de crédit
• Admissibilité continue
• Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention

Utilisation des subventions

• Avant-propos
• Principes généraux
• Dépenses rétroactives
• Admissibilité du personnel de recherche
• Coûts indirects
• Dépenses liées à la rémunération
• Frais de déplacement et de séjour
• Congés sabbatiques
• Matériel et fournitures
• Ordinateurs et communications électroniques
• Diffusion des résultats de la recherche
• Services et dépenses diverses

Rapports et preuves à l'appui

• Exigence en matière de rapport pour les chaires de recherche du Canada
• Exigence en matière de rapport pour les chaires d’excellence en recherche du Canada
• Preuves à l’appui

Questions administratives

• Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de subvention
• Réinstallation d’un titulaire de chaire dans un établissement canadien admissible
• Déplacement de l’appareillage
• Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention
• Cessation prématurée de financement d'une chaire
• Congés
• Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux
• Fonds non dépensés

Acceptation d'une chaire et entrée en fonction

Avis d'attribution et d’acceptation

Le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada envoie tous les avis d'attribution à la personne-ressource de l’établissement, ainsi qu'au recteur, directeur ou président de l'établissement. Pour sa part, l’établissement doit confirmer par écrit, en fournissant les signatures appropriées, qu'il :

• accepte la subvention telle qu'elle apparaît dans l'avis d'attribution et d'acceptation;
• reconnaît la date d'entrée en fonction de chacun des titulaires de chaire;
• accepte les règlements administratifs énoncés dans le présent document.

Sur réception de cette confirmation, le Secrétariat commencera le paiement de la subvention à la date d'entrée en fonction du titulaire ou peu après, si aucune autre condition particulière n'a été imposée à la subvention.

Remarque : Comme l’indique l’avis d’attribution et d’acceptation, il est attendu que les titulaires de chaire participent aux activités liées à l’évaluation par les pairs du Programme des chaires de recherche du Canada, si on leur demande. Les universités peuvent établir des postes de chaires de recherche du Canada car des chercheurs et des titulaires de chaire ont généreusement donné leur temps dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs.

Entrée en fonction

Les titulaires de chaire de recherche du Canada doivent entrer en fonction dans les 12 mois suivant la réception, par l’établissement, de l'avis d'attribution et d'acceptation. Le Secrétariat retirera son offre pour les chaires qui n’auront pas été acceptées au cours de cette période.

Les nouveaux titulaires de chaire ne peuvent pas entrer en fonction avant le premier jour du mois où ils ont reçu l’avis d'attribution. La date d’entrée en vigueur des chaires renouvelées doit être le jour suivant la date de fin de la période initiale.

Les titulaires de chaire d’excellence en recherche du Canada doivent entrer en fonction dans un délai raisonnable après que l’université a reçu l’avis de nomination et d’acceptation. Si une prolongation s’avère nécessaire, l’université doit présenter une justification au Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada pour approbation. Si la justification n’est pas présentée ou si elle est refusée, l’université perdra la subvention du Programme des Chaires d’excellence en recherche du Canada. La date d’entrée en vigueur de la nouvelle chaire ne peut être avant le premier jour du mois au cours duquel la nomination a eu lieu. Si un candidat retenu refuse une chaire ou s’il n’amorce pas ses tâches et réside au Canada durant la période mentionnée ci-dessus, la chaire en question sera réclamée.

Période de validité

Une fois que le titulaire de chaire entre en fonction, la subvention est valable pendant sept ans dans le cas des chaires de recherche du Canada de niveau 1 et des chaires d’excellence en recherche du Canada. La subvention est valable pendant cinq ans dans le cas des chaires de recherche du Canada de niveau 2. Si le titulaire quitte son poste avant la fin de la période de validité de la subvention ou qu’il n'est pas en mesure d'accomplir ses fonctions, l’établissement doit en informer le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada.

Les titulaires de chaire doivent être employés à temps plein par leur établissement d’accueil. 

Renouvellement d’une chaire

Les chaires de recherche du Canada de niveau 1, qui peuvent être renouvelées indéfiniment, sont admissibles au renouvellement au cours de la sixième année. Les chaires de recherche du Canada de niveau 2, qui ne peuvent être renouvelées qu'une fois, sont admissibles au renouvellement au cours de la quatrième année.

Remarque : Un titulaire qui quitte une chaire de niveau 2 pour occuper une chaire de même niveau au sein d’un autre établissement n’est pas admissible à un renouvellement pour un troisième mandat, peu importe le nombre d’années pendant lesquelles il a occupé une chaire précédente.

Si une chaire de recherche du Canada n’est pas renouvelée, l’établissement peut présenter une nomination pour un nouveau candidat.

Les chaires d’excellence en recherche du Canada ne sont pas renouvelables.

Détention d'autres chaires ou subventions

Un titulaire ne peut détenir une chaire de recherche du Canada en même temps qu’une chaire d’excellence en recherche du Canada.

Un titulaire peut détenir une bourse de recherche Killam en même temps qu'une chaire de n’importe quel organisme subventionnaire.

CRSH : Les titulaires de chaire de recherche du Canada du CRSH ne peuvent pas détenir en même temps une chaire de partenariat du CRSH.

CRSNG : Les titulaires de chaire de recherche du Canada du CRSNG peuvent détenir en même temps une chaire de recherche industrielle, une bourse d’appui aux professeurs universitaires ou une bourse Steacie. Cependant, cette situation est sujette à certaines conditions.

IRSC : Les titulaires de chaire de recherche du Canada des IRSC ne peuvent pas détenir en même temps une bourse salariale des IRSC ou toute autre bourse salariale financée par le gouvernement fédéral.
Le tableau suivant résume les règlements liés à la détention d’autres chaires ou subventions :

Subvention	Possibilité de détenir en conjonction avec une chaire de recherche du Canada
Bourse Steacie (CRSNG)	Oui, mais la valeur de la bourse Steacie sera réduite de 90 000 $ à 30 000 $
Chaire de recherche industrielle (CRSNG)	Oui, sous certaines conditions.
Bourse d’appui aux professeurs universitaires (CRSNG)	Oui, à condition de garder la bourse à titre honorifique sans bénéficier de l’apport financier attaché à cette bourse.
Bourse salariale des IRSC	Non
Bourse de recherche Killam	Oui
Chaire de partenariat (CRSH)	Non

Titulaires de chaire étrangers

On recommande aux chercheurs étrangers titulaires de chaire de soumettre une demande de permis de travail temporaire au bureau des visas de Citoyenneté et Immigration Canada.

Pour faire une demande de permis de travail, vous devez envoyer comme documents d'appui une lettre d'offre de de l’établissement et une lettre de confirmation, que vous pouvez obtenir auprès du Secrétariat.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant l'embauche de chercheurs étrangers, de même que des renseignements généraux sur les impôts, les demandes de numéro d'assurance sociale, l'emploi du conjoint ou autre, veuillez consulter le site Web du ministère des Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Veuillez consulter le site Web de l'Agence des services frontaliers du Canada pour obtenir des renseignements sur les services frontaliers canadiens, tels que la déclaration des effets personnels.

Les membres de l’équipe du titulaire de chaire peuvent également être admissibles à une autorisation d’emploi accélérée. Pour obtenir de plus amples renseignement sur ce processus, les établissements peuvent communiquer avec l’unité de travailleurs étrangers temporaires de leur région.

Responsabilités et obligation de rendre compte

Rôles et responsabilités

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada attribuent leurs subventions aux établissements. Par l'intermédiaire de la Division des finances du CRSH, le Secrétariat fait les versements  trimestriels au nom de l'organisme subventionnaire. Les versements prévus pendant les exercices financiers subséquents dépendront des fonds disponibles.

L’administration des fonds accordés par un organisme subventionnaire relève de l’établissement et de l’organisme. Pour plus de détails sur l’administration des fonds accordés, consultez l’Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les subventions, le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada vérifient l’admissibilité des établissements à une subvention.

Le bénéficiaire de la subvention, soit habituellement le président, le directeur ou le recteur de l’établissement, autorise les dépenses à partir du compte de la subvention conformément aux directives de programme. Le bénéficiaire de la subvention peut déléguer à un petit groupe de personnes le pouvoir d'autoriser les dépenses. Le service des finances de l’établissement d'attache du titulaire de chaire administre généralement les fonds attribués par le Programme des chaires de recherche du Canada ou par le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada. L’établissement doit ouvrir un compte distinct pour chacune des subventions qu’il reçoit, noter clairement tout dépôt et tout retrait, et les regrouper par catégorie.

L’établissement ne peut débloquer les fonds qu'après avoir vérifié que les chercheurs ont obtenu tous les certificats nécessaires. Les recherches avec des êtres humains, des animaux, des biorisques, des matières radioactives ou d'autres matières dangereuses, ainsi que les recherches ayant un impact potentiel sur l'environnement, le travail sur le terrain ou dans une station expérimentale ou maritime nécessitent tous des certificats.

L’établissement est responsable d’informer sur une base régulière les titulaires de chaire de l’état de compte budgétaire de leur chaire.

Sécurité d'emploi et augmentation de salaire

Le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada s'attend, dans les cas où la subvention couvre l’ensemble du salaire du titulaire, à ce que l’établissement assure au titulaire de chaire la sécurité d'emploi, tout comme il le fait pour les autres professeurs qui ont une ancienneté comparable. Pour les augmentations de salaire générales et les augmentations de salaire au mérite, l’établissement doit prévoir les conditions de sécurité d'emploi dans les limites du budget de la chaire et répartir les ressources de façon qu'elle dispose de suffisamment de fonds au cours des années à venir pour accorder de telles augmentations.

Temps consacré à la recherche

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada s’attendent à ce que les établissements offrent à leurs titulaires de chaire tout le soutien nécessaire au succès de leurs travaux, en l’occurrence du temps réservé à la recherche (p. ex. en réduisant la charge d’enseignement ou en libérant le chercheur de certaines tâches administratives). Les programmes n’imposent toutefois pas un pourcentage donné bien que plusieurs établissements s’assurent que leurs titulaires puissent consacrer au moins 50 p. 100 de leur temps de travail à la recherche. Veuillez noter que les frais liés à un remplacement pour l’enseignement constituent une dépense admissible sauf durant un congé du titulaire.

Titulaires de chaire de recherche du Canada occupant un poste de cadre

Certains chercheurs sont en mesure de fournir des résultats à un niveau auquel on s’attend de la part d’un titulaire de chaire de recherche du Canada tout en occupant un poste de cadre. Ainsi, le Programme des chaires de recherche du Canada ne dispose pas d’une politique officielle empêchant les titulaires de chaire d’occuper ce genre de poste. Toutefois, l’établissement (en collaboration avec les titulaires de chaire) doit s’assurer que les titulaires de chaire qui occupent un poste de cadre disposent de suffisamment de temps pour atteindre les objectifs de leur programme de recherche au niveau auquel on s’attend d’eux. Les titulaires de chaire qui, en raison d’un manque de temps consacré à la recherche, ont de la difficulté à atteindre leurs objectifs de recherche risquent de ne pas voir leur mandat renouvelé.

Dérogation aux activités et au budget proposé, ou les deux

Toutes les modalités précisées dans l’avis d’attribution et dans les exigences de programme pertinentes doivent être respectées. Toutefois, à moins d’avis contraire, les bénéficiaires peuvent en général déroger aux activités ou aux calendriers de recherche proposés, ou les deux. Par ailleurs, les établissements ne sont pas tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds définie dans la demande aussi longtemps qu’ils utilisent leur subvention aux fins générales pour lesquelles elle avait été accordée à l’origine. 

Surveillance financière des comptes

Des agents divisions des finances des organismes subventionnaires et du Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada visiteront les établissements régulièrement afin de recueillir des renseignements à jour sur l'administration des subventions des programmes et pour vérifier certains comptes de subventions choisis au hasard. Ils s'assureront ainsi que les établissements ont adopté des pratiques financières exemplaires et adéquates et que les dépenses autorisées sont conformes aux conditions énoncées dans le présent document ainsi qu'aux exigences et règlements actuels des organismes subventionnaires.

Non-respect

Les cas de non-respect des conditions énoncées dans le présent document ou des règlements et exigences des organismes subventionnaires peuvent entraîner le gel ou la fermeture du compte de subvention visé. Si les fonds de subvention servent à acquitter des dépenses qui vont à l’encontre des politiques des programmes ou des organismes, ces fonds doivent être remboursés dans le compte de subvention ou à l’organisme. Les bénéficiaires de subvention et les titulaires de chaire qui ne tiennent pas compte des exigences présentées dans le présent document, dans les politiques organisationnelles ou dans les principes de saine gestion financière risquent de perdre leurs fonds et pourraient se voir imposer des sanctions par l’organisme.

Dans les cas d’allégation de non-respect des dispositions du présent guide, le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche s’applique.

Les cas de mauvaise gestion financière pour lesquels il y a des preuves de fraude ou d’activité criminelle sont transférés aux autorités judiciaires pertinentes, conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

Reconnaissance

L’appui accordé par le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada constituent un investissement de la part des contribuables canadiens. Leur responsabilité en ce qui a trait à l’utilisation des fonds de subvention comprend l’obligation d’informer le public du nom des personnes qui reçoivent un soutien, du type de recherche qui sera effectué et de la façon dont les fonds seront administrés.

Les établissements doivent suivre les lignes directrices en matière de communication publique à l'intention des universités.

Les établissements doivent en outre s'assurer que les titulaires de chaire reconnaissent l'appui du Programme des chaires de recherche du Canada ou du Programme des chaires d’excellence en recherche, le cas échéant.

Propriété intellectuelle et brevets

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et les organismes subventionnaires ne possèdent ni ne réclament la propriété ou les droits d'exploitation relatifs à des activités réalisées grâce à une subvention des programmes. Ces droits reviennent au chercheur, à son établissement ou aux deux, selon les politiques régissant la propriété intellectuelle en vigueur à l’établissement du titulaire de chaire.

Conduite responsable de la recherche

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada exigent des établissements et des titulaires de chaire qu'ils se conforment au Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Lancé en décembre 2011, ce cadre remplace la version précédente de la politique sur l'intégrité dans la recherche et les documents connexes, notamment la Politique inter-conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition (1994), le Cadre de référence pour l'examen inter-conseils des politiques institutionnelles concernant l'intégrité dans la recherche (1996) et le Processus des trois organismes pour l'examen des allégations de non-conformité avec les politiques des trois organismes (2010).

Les organismes subventionnaires désignent par inconduite toute action qui contrevient à l'intégrité et à l'éthique, tel que décrit dans ce cadre.

Archivage des données de recherche

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada encouragent les titulaires de chaire à suivre les politiques concernant l’archivage des données de recherche de leur organisme subventionnaire.

Propriété des collections et spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures ou les artéfacts archéologiques (collections) qui sont recueillis par un titulaire de chaire à l’aide de fonds des programmes sont la propriété de l’établissement. Les collections obtenues avec les fonds de subvention des programmes seront mises à la disposition du milieu de la recherche. De telles collections devraient être déposées le plus tôt possible dans un dépôt approprié.

Financement annuel des subventions

Dépassement de crédit

Le Programme des chaires de recherche du Canada, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada et les organismes subventionnaires fédéraux ne sont pas responsables du financement des dépenses ou des engagements qui sont au-delà des fonds de subvention versés à l’établissement pour les exercices en cours ou antérieurs.

Admissibilité continue

Afin de respecter les politiques gouvernementales, le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada sont tenus de confirmer l’admissibilité continue du titulaire de chaire avant de remettre les versements futurs à l’établissement. Une fois par année, les programmes remettront au bureau de la recherche et au bureau des finances de l’établissement une liste de tous les versements liés aux subventions pour l’exercice à venir. Le bureau de la recherche et le bureau des finances devront confirmer aux programmes l’admissibilité continue des titulaires de chaire présentés sur cette liste conformément aux critères d’admissibilité du Programme.

Toutefois, l’établissement doit immédiatement informer le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada dès qu’il y a des changements à l’admissibilité du titulaire de chaire au cours de la période de validité de la subvention. De tels changements peuvent comprendre un changement de statut de l'emploi du titulaire change (s'il passe, par exemple, du statut de professeur à temps plein à celui de professeur émérite, de professeur à temps plein à professeur à temps partiel, ou encore qu'il prenne sa retraite, démissionne ou qu'il soit congédié).

Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada autorisent une période de cessation progressive d'au plus six mois pour le paiement d'engagements en cours à partir des fonds qui se trouvent encore dans le compte du titulaire. Le salaire et les avantages sociaux du titulaire de chaire ne font pas partie des dépenses admissibles pendant la période de cessation progressive; ces engagements sont toutefois admissibles si l’établissement a perdu la chaire dans le cadre du processus d’attribution.

Cette période peut aller jusqu'à douze mois dans le cas du décès du titulaire. Une fois la période de cessation terminée, l’établissement doit soumettre un dernier État des dépenses (formulaire 300 (document PDF, 14 Ko).

S’il y a toujours des fonds dans le compte à la fin de la période de cessation progressive, reportez-vous à la section Fonds non dépensés.

Utilisation des subventions

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les titulaires de chaire et les administrateurs des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention. À noter que la liste d’exemples n’est pas exhaustive. Les titulaires de chaire sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées au sein de leur établissement respectif, par exemple, avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche. Si un établissement ne sait pas si une dépense est admissible ou non, il doit communiquer avec le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada.

Principes généraux

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles à la chaire pour laquelle ils ont été accordés.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme de recherche de la chaire pour laquelle un appui financier est accordé, et être acceptées et approuvées par le bénéficiaire de la subvention. En l’absence d’une politique écrite de programme, la politique de l’établissement, p. ex. la politique portant sur les taux quotidiens pour les déplacements, s’applique. Lorsqu’une politique de programme et une politique de l’établissement coexistent, le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada exigent que les titulaires se conforment à la politique pertinente de programme, tout en reconnaissant que les titulaires devront peut-être aussi respecter les politiques de leur établissement.

L’établissement a le droit et la responsabilité de différer l’autorisation de dépenses soumises par un titulaire de chaire qui contrevient aux exigences de programme ou à la politique de l’établissement.

Dépenses rétroactives

Les coûts de recrutement et de déménagement des titulaires de chaire financée peuvent être réclamés rétroactivement.

Les dépenses engagées entre la date de l’acceptation de l’avis d’attribution et d’acceptation, et la date d’entrée en vigueur de la chaire sont admissibles, sauf les dépenses relatives au salaire du titulaire de chaire et des coûts indirects.

Toutes les dépenses relatives à la subvention peuvent être engagées à compter de la date d’entrée en vigueur de la chaire.

Dépense	Date d’admissibilité
Coûts de recrutement et de déménagement	N’importe quand
Salaire du titulaire de chaire et coûts indirects	Dès la date d’entrée en vigueur de la chaire
Toute autre dépense	Dès l’acceptation de l’avis d’attribution et d’acception

Admissibilité du personnel de recherche

À l’exception du titulaire de chaire, tous les membres rémunérés à même les fonds de la chaire doivent être citoyens canadiens, résidents permanents ou détenteurs d’un visa d’emploi ou d’un permis de travail valide émis par le gouvernement du Canada, à moins que le titulaire de chaire puisse démontrer que la recherche exige qu’une personne étrangère soit embauchée. Dans ce cas, le titulaire de chaire doit respecter les règlements fédéraux définis par Ressources humaines et Développement des compétences Canada qui stipulent que « les employés travaillant au Canada mais n’étant ni citoyens canadiens ni résidents permanents doivent se soumettre à tous les règlements fédéraux en matière d’emploi. En tant qu’employeur, il relève de l’établissement d’assurer que ces conditions seront respectées.

Coûts indirects

Pour chaque titulaire, les établissements peuvent utiliser une somme raisonnable de la subvention liée à la chaire de recherche du Canada pour couvrir les coûts indirects de la recherche. Les dépenses couvertes ainsi doivent servir à appuyer le programme de recherche du titulaire de chaire en question. Veuillez consulter le site Web du Programme des coûts indirects pour connaître la liste des dépenses admissibles.

Dans le cas des chaires d’excellence en recherche du Canada, jusqu’à 25 p. 100 de la somme servant à couvrir les coûts directs de la recherche peut être utilisée pour défrayer les coûts indirects de la recherche liés à la chaire. Par exemple, si 8 millions de dollars du total de la subvention sont alloués aux coûts directs de la recherche, jusqu’à 2 millions de dollars peuvent être attribués aux coûts indirects. Les salaires, les avantages sociaux et les frais liés au recrutement du titulaire sont exclus du calcul des coûts directs et indirects. Toutefois, les salaires et les avantages sociaux du personnel hautement qualifié (p. ex. techniciens de recherche, associés de recherche et stagiaires postdoctoraux) embauchés pour travailler au programme de recherche du titulaire de chaire font partie des coûts directs de la recherche.

Dépenses liées à la rémunération

Les personnes rémunérées à même une subvention du Programme des chaires de recherche du Canada ou du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ne sont pas considérées comme des employés des programmes.
Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux politiques des organismes.

Dépenses admissibles 

• Le salaire et les avantages sociaux non discrétionnaires du titulaire (y compris les primes ou les augmentations basées sur le mérite).
• Le salaire et les avantages sociaux non discrétionnaires des membres de l’équipe du titulaire (étudiants de tous les cycles, stagiaires postdoctoraux, associés de recherche, techniciens, commis, secrétaires ou assistants de recherche).  (Il n’y a pas de somme minimale ou maximale déterminée autre que celles prévues par la politique de l’organisme.).
• Une allocation de dégagement pour le titulaire de la chaire, y compris une indemnité versée à un département lorsqu’un de ses professeurs enseigne un ou plusieurs des cours du titulaire.

Autres types de dépenses admissibles 

• Les services professionnels et techniques
• Les honoraires des experts-conseils.
• Les sommes versées aux sujets de recherche, comme les modestes primes à la participation, si elles sont acceptables sur le plan éthique.
• Les frais liés aux contrats de sous-traitance.
• Les honoraires des conférenciers invités.

Dépenses non admissibles 

• Une allocation de dégagement pour la recherche pour un membre de l’équipe de recherche.
• Le salaire d’un professeur autre que le titulaire de la chaire ou celui d’une personne autre qu’un membre de l’équipe de recherche.
• Les frais de remplacement du titulaire de chaire lorsque ce dernier est en congé et ne peut enseigner ses cours.
• Les services techniques provenant d’une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires fédéraux.
• Les prestations de décès et tout autre avantage facultatif.
• Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.

Frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués aux fins de collaboration, de travaux d’archivistique et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés au titulaire de la chaire, au personnel de recherche, aux étudiants et aux collègues qui travaillent avec le titulaire de chaire ainsi qu’aux chercheurs invités.

Dépenses admissibles

• Les frais de déplacements et de séjour (repas et hébergement) du titulaire ou des membres de l’équipe de recherche.
• Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
• Les primes d’assurance-annulation de voyage.
• Les primes d’assurance-santé voyage pour le titulaire ou des membres de l’équipe de recherche qui ne reçoivent pas ce genre d’avantage de leur établissement ou d’autres sources.
• Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).
• Les frais du visa d’entrée (pour les titulaires de chaire ou des membres de l’équipe de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche.
• Le déplacement et le logement des conférenciers invités à des conférences et à des ateliers.
• Les frais liés aux soins aux enfants d’une titulaire qui est une mère allaitante ou monoparental pendant les déplacements, se limitant aux :
• dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage, dans le cas d’un chercheur monoparental;
• dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage en compagnie d’une gardienne se limitent aux frais liés aux soins aux enfants habituellement prévus.

Dépenses non admissibles

• Les frais de passeport et d’immigration

Les frais liés au recrutement et au déménagement

Dépenses admissibles

• Les dépenses liées au recrutement du titulaire de chaire uniquement (et dans le cas des chaires d’excellence en recherche du Canada, des membres de son équipe), lesquelles peuvent être remboursées rétroactivement.
• Les dépenses liées au déménagement du titulaire, y compris les frais de déplacement jusqu’à concurrence du plein tarif en classe économique pour le titulaire de chaire et sa famille immédiate, les membres de l’équipe du titulaire de chaire et leur famille immédiate ainsi que les frais de déménagement de leur mobilier et de leurs articles ménagers
• Remarque : Les dépenses liées au déménagement peuvent être remboursées rétroactivement.
• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) du titulaire de chaire et d’une autre personne pour un séjour de quatre jours afin d’organiser l’hébergement (location ou achat) en prévision du déménagement.
• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) des membres de l’équipe du titulaire de chaire et d’une autre personne par membre pour un séjour de quatre jours afin d’organier l’hébergement (location ou achat) en prévision du déménagement.
• Les frais de repas et d’hébergement du titulaire de chaire, des membres de son équipe et de leur famille durant un déplacement dans la ville de l’établissement d’accueil, s’ils s’y rendent en voiture plutôt qu’en avion.

Congés sabbatiques

Dépenses admissibles

• Le coût d’un déplacement aller-retour entre l’établissement d’attache du titulaire de la chaire et le lieu de son congé sabbatique.
• Le transport de l’équipement et du matériel de recherche entre l’établissement d’attache du titulaire et le lieu de son congé sabbatique.
• Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement)
• Remarque : Le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique.
• Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, à condition qu’ils soient appuyés par les documents appropriés.

  Dépenses non admissibles

• Les frais de logement et de repas pendant que le titulaire de chaire est en congé sabbatique.
• Les frais de déplacement pour un membre de la famille du titulaire de chaire ou de son équipe de recherche entre l’établissement d’attache du titulaire et le lieu de son congé sabbatique.

Matériel et fournitures

Pour les ordinateurs et les communications électroniques, veuillez vous reporter à la section Ordinateurs et communications électroniques.

Dépenses admissibles

• Les articles non durables, le coût des publications, le matériel et les fournitures du titulaire ou des membres de l’équipe de recherche.
• L’aménagement des laboratoires de recherche et des bureaux du titulaire et de son équipe
• L’acquisition, le fonctionnement et l’entretien de l’équipement de recherche, des véhicules servant à la recherche et des autres ressources de recherche (sauf les coûts couverts par les fonds attribués par la Fondation canadienne pour l’innovation)
• Seul l’équipement de petite taille peut être acheté par les titulaires de chaire d’excellence en recherche du Canada.
• Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux.
• Les frais de transport des appareils achetés.
• La garantie prolongée des appareils.
• Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures.
• Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées.

Dépenses non admissibles

• Les primes d’assurance pour l’équipement et les véhicules utilisés aux fins de la recherche.
• Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires. (Les frais de rénovation sont admissibles dans le cadre du Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada en tant que coûts indirects de la recherche.).
• Les fournitures provenant d’une entreprise appartenant à un professeur admissible au financement de l’un des trois organismes subventionnaires fédéraux.

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

• Les frais liés aux ordinateurs, aux modems, aux logiciels et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche.
• Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet à l’établissement ou au domicile seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la recherche et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’établissement.
• Les frais liés aux téléphones cellulaires ou aux téléphones intelligents (BlackBerry, iPhone, Pocket PC, etc.) si ceux-ci sont nécessaires pour la collecte de données et sous réserve de justifications suffisantes.

Dépenses non admissibles

• Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
• Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
• Les frais liés au service de messagerie vocale.
• Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.
• La location ou l’achat de téléphones cellulaires ou de téléphones intelligents (BlackBerry, iPhone et Pocket PC), y compris le coût des plans de service et les frais d’appels interurbains ou locaux, à moins d’être nécessaires pour la collecte données et sous réserve d’une justification appropriée.

Diffusion des résultats de la recherche

Dépenses admissibles

• Les frais d’élaboration de renseignements offerts par l’entremise d’un site Web, ce qui comprend les frais de maintenance du site.
• Les frais de diffusion des résultats de la recherche, notamment sur supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
• Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès libre aux résultats de la recherche (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).
• Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication.
• Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
• Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée par le programme (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés et du repas).

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

• Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats.
• Les frais liés à l’élimination sécuritaire des déchets.
• Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement.
• Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour réaliser le projet de recherche.
• Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés et des repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire de chaire et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui faciliteront l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribueront (p. ex. des rencontres du titulaire avec des partenaires et des intervenants).
• Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour le travail sur le terrain et uniquement pour les mois pour lesquels le travail sur le terrain a été effectué.

Dépenses non admissibles

• Les frais liés aux boissons alcoolisées.
• Les frais liés aux divertissements, à la représentation et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel.
• Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel.
• Les frais d’études, comme ceux liés à la préparation d’une thèse, les droits de scolarité et les frais de cours.
• Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique.
• Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement.
• Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
• Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
• Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
• Les dépenses liées aux brevets.
• Les frais de déménagement d’un laboratoire.

Rapports et Preuves à l’appui

Exigences en matière de rapport pour les chaires de recherche du Canada

Établissements

Les établissements doivent soumettre un rapport annuel sur le déploiement et la gestion de leurs chaires de recherche ainsi que les progrès accomplis pour atteindre les objectifs établis dans leur plan de recherche stratégique. Le rapport annuel électronique doit être soumis au plus tard le 30 juin et doit couvrir la période allant du 1^er avril au 31 mars de chaque année. Les universités qui ne soumettent pas leur rapport à temps verront leurs versements futurs suspendus jusqu’à ce que le rapport soit reçu.

Pour chaque compte de subvention de chaire de recherche du Canada, les établissements doivent également soumettre un rapport financier annuel, en utilisant l’État de compte (formulaire 300) (document PDF, 14 Ko) habituel de l’organisme subventionnaire. Ce formulaire permet de décrire l’utilisation des fonds. L’exercice financier du Programme des chaires de recherche du Canada débute le 1^er avril et prend fin le 31 mars. Les établissements doivent soumettre à la Division des finances du CRSH l’état de compte signé par le président, le directeur ou le recteur ou son mandataire au plus tard le 30 juin suivant. Cet état de compte annuel doit indiquer l’ensemble des engagements en cours.

Titulaires de chaire

Les titulaires de chaire doivent remplir un rapport annuel électronique à moins qu’ils occupent leur poste depuis moins de 12 mois ou que leur chaire soit renouvelée (voir le tableau ci-dessous). Ce rapport doit couvrir la période du 1^er avril au 31 mars de chaque année. Les établissements doivent présenter les rapports annuels des titulaires de chaire ainsi que leur propre rapport annuel avant le 30 juin de chaque année.

Remarque : Bien que les établissements aient accès aux rapports annuels des titulaires de chaire, seuls les titulaires de chaire peuvent les modifier. Les titulaires de chaire doivent aviser leur établissement une fois que le rapport est terminé.

Les titulaires de chaire qui reçoivent un financement de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) n’ont plus accès aux formulaires des rapports d’avancement de projet de la FCI à partir du portail du Programme des chaires de recherche du Canada. Si leur chaire s’accompagne de fonds de la FCI, les titulaires de chaire trouveront les formulaires nécessaires à partir de son portail au (https://www2.innovation.ca/sso/signIn.iface). Les exigences et le calendrier de soumission des rapports peuvent différer de ceux du Programme des chaires de recherche du Canada.

Exemption en matière de rapport pour les titulaires dont la chaire est renouvelée

Date limite pour la soumission des demandes de renouvellement	Exemption pour la soumission du rapport annuel de 2012-2013 dû le 30 juin 2013
Octobre 2012	Oui
Avril 2013	Oui

Si la chaire n’est pas renouvelée, le titulaire devra soumettre un rapport final d’activités au cours des six moins suivant la fin de la subvention.

Exigences en matière de rapport pour les chaires d’excellence en recherche du Canada

Les titulaires de chaire doivent remplir un rapport annuel électronique à moins qu’ils occupent leur poste depuis moins de 12 mois.  Ce rapport doit couvrir la période allant du 1er avril au 31 mars de chaque année. Les établissements doivent soumettre les rapports des titulaires de chaire ainsi que leur propre rapport annuel au plus tard le 30 juin de chaque année. Ne pas se conformer à cette exigence entraînera la suspension des versements jusqu’à la réception du rapport.

Pour chaque titulaire de chaire, les établissements doivent également soumettre chaque année un État de compte (formulaire 300) (document PDF, 14 Ko). Ce formulaire permet de décrire la manière dont les fonds attribués ont été utilisés. Les établissements doivent soumettre à la Division des finances du CRSH l’état des dépenses signé par le président, le directeur, le recteur ou un mandataire au plus tard le 30 juin de chaque année. Cet état de dépenses doit indiquer l’ensemble des engagements en cours.

Preuves à l’appui

Il incombe au bénéficiaire de la subvention d’autoriser les dépenses imputées conformément aux exigences et aux modalités des subventions et aux politiques de l’établissement ou de l’organisme subventionnaire. Aucune autre partie ne peut initier ni autoriser des dépenses imputées sans que le bénéficiaire de la subvention n’ait autorisé une telle dépense par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du bénéficiaire de la subvention ou de son représentant. Les signatures permettent de confirmer :

• que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
• que les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
• que les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou établissements ont été divulgués à l’établissement responsable.

Des documents d’appui doivent être conservés pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention, notamment les documents relatifs aux dépenses liées à ce qui suit :

• Les salaires ou les paiements versés aux titulaires de chaire, aux étudiants et au personnel de recherche :
• les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même des subventions, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération;
• la durée de l’appui accordé à chacune d’elles;
• les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;
• Les appareils et les fournitures :
• les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
• le prix d’achat;
• Les allocations pour frais et les frais partagés :
• les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
• la méthode de calcul ou d’attribution;
• l’autorisation du titulaire en ce qui concerne les frais imputés;
• La représentation à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
• les documents indiquant la date de l’activité;
• le nombre de participants;
• l’objectif de l’activité.

Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et procédures normalisées sur les déplacements de l’établissement du titulaire. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire, il y a lieu de préciser l’appartenance au groupe de recherche du titulaire. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur du département ou le doyen pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la chaire.

La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’information suivante :

• L’objectif du voyage;
• Les dates et les destinations (personnes ou lieux visités);
• La documentation d’appui officielle (p. ex. prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
• Des détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses reliées à ces visites;
• Des précisions sur tout véhicule utilisé;
• Les reçus d’origine, comme les factures d’hôtel et les contrats de location de véhicules (Les bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides.);
• Les reçus d’origine des billets d’avion et les cartes d’embarquement (s’ils sont disponibles), ou toute autre preuve à l’appui des frais de déplacements pour lequels on demande un remboursement (p.ex, une déclaration écrite du titulaire de la chaire);

Tous les documents de référence doivent être conservés pendant sept ans après que les dépenses ont été engagées.

Questions administratives

Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de subvention

L’appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention est la propriété de l’établissement et non pas du titulaire de chaire. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que l’appareillage soit utilisé pour appuyer le programme de recherche du titulaire. Les décisions relativement à l’utilisation et à la gestion de l’appareillage doivent être prises conjointement par l’établissement et le titulaire ou le groupe des utilisateurs.

Afin de connaître les politiques des organismes subventionnaires sur la propriété de l’équipement et des installations, ainsi que les responsabilités de l’établissement à l’égard de l’équipement et des installations, consultez l’Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Réinstallation d’un titulaire de chaire dans un établissement canadien admissible

Les subventions attribuées par le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada ne sont pas transférables à un autre établissement. Le financement d’une chaire ne peut pas non plus être transféré à une autre.

Déplacement de l’appareillage

Tout appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention est la propriété de l’établissement et non du titulaire individuel. Si le titulaire passe à un autre établissement canadien et souhaite déménager de l’appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention, l’ancien établissement peut, à sa discrétion, autoriser un tel déménagement. Les organismes encouragent l’établissement à accepter une telle demande à condition que d’autres chercheurs de l’ancien établissement n’en aient pas besoin.

Afin de connaître les responsabilités de l’établissement à l’égard du transfert d’équipement, consultez l’Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention

La politique gouvernementale interdit aux organismes subventionnaires d’effectuer des versements de subventions avant que le besoin ne se manifeste. Les organismes peuvent verser seulement des fonds d’un montant correspondant en liquidités avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie nécessaires à la chaire. L’établissement devrait demander aux programmes de reporter le versement ou l’engagement annuel prévu pour le prochain exercice s’il a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses travaux de recherche attribuable, par exemple, à la prise d’un congé prolongé (congé de maladie, congé de maternité ou congé parental) ou à la difficulté à embaucher du personnel, et juge que le versement ou l’engagement annuel ne seront pas nécessaires au cours de l’exercice.

Le report du versement ou des engagements annuels d’une subvention n’a aucune incidence négative sur l’examen de la prochaine mise en candidature (s’il y a lieu). Au contraire, cela montre plutôt que l’établissement administre bien les fonds qui lui sont accordés.

Le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada pourrait, à sa seule discrétion, reporter ou retenir un versement ou des engagements subséquents d’une subvention s’il estime que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention du bénéficiaire n’a pas été bien justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré ou que des problèmes ont été cernés au cours de la période de validité de la subvention.

Cessation prématurée de financement d'une chaire

Le titulaire de chaire, son établissements et, dans les cas de non-respect, le Programme, peuvent mettre prématurément fin à une subvention de chaire.

Quand c’est le cas, l’établissement doit rapidement en aviser le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada qui, à son tour, avisera la division des finances de l’organisme subventionnaire concerné.

L’université doit soumettre par courrier les documents suivants au Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada :

• une lettre précisant la date et la raison de la cessation;
• une liste détaillée des engagements pris – mais non remplis – par le titulaire de chaire avant la cessation de sa chaire, y compris les contrats de travail du personnel de recherche – formulaire 303 (document PDF, 469 Ko); et
• un état des dépenses – formulaire 300 (document PDF, 14 Ko).

Le titulaire doit soumettre par courrier les documents suivants au Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada :

• un rapport final d’activités (document PDF 465 Ko);
• une enquête de sortie (document PDF 293 Ko).

Dans tous les cas de fin anticipée d’une chaire de recherche du Canada, l’établissement peut remplacer le titulaire qui est parti suite à un processus de recrutement transparent, ouvert et équitable. Une nouvelle mise en candidature pour un nouveau terme de cinq ou de sept ans doit être soumise au Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada à des fins d’évaluation selon les critères établis. Les établissements peuvent profiter de la « marge de flexibilité » permise dans la formule d’attribution afin de choisir le niveau et la discipline de la nouvelle chaire mise en candidature.

Les établissements ne peuvent remplacer une chaire d’excellence en recherche du Canada.

Congés

L’université doit informer à l’avance le Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada de tous congés pris par ses titulaires de chaire.

Les titulaires de chaire sont admissibles à un congé sabbatique, à des vacances, aux congés d’invalidité prolongée, aux congés de maternité ou parentaux, aux congés pour raisons familiales et aux autres types de congés sous réserve des politiques en vigueur dans leur établissement. Même si une période de congé ne peut dépasser un an, un titulaire peut prendre plusieurs congés au cours de son mandat, à condition que les périodes de congé soient séparées par au moins deux sessions universitaires.

Secrétariat du Programme des chaires de recherche du Canada se réserve le droit d’annuler la subvention si le titulaire prend des congés consécutifs.

Si le congé est conforme aux politiques de l’établissement concerné et qu’il s’agit de congés avec solde (plein salaire ou salaire partiel), l’établissement continuera de recevoir des versements. Les fonds de la chaire ne peuvent servir qu’à couvrir la portion du congé avec solde pour les périodes concernées que doit payer l’établissement. Si cela représente moins de 100 p. 100 de la composante des salaires du budget de la chaire, les fonds non dépensés dans le budget des salaires peuvent servir à acquitter d’autres dépenses liées à la recherche engagées par la chaire. Si le congé est un congé sans solde, l’établissement continuera de recevoir des versements, mais la composante salariale pour le titulaire de la chaire ne sera plus une dépense admissible pendant toute la durée du congé. Les fonds destinés au paiement des salaires qui n’auront pas été dépensés peuvent être utilisés pour acquitter d’autres dépenses de recherche engagées par la chaire.

Un chercheur peut accepter une chaire alors qu’il est en congé, mais la durée de ce congé ne peut pas dépasser 12 mois.

Mis à part les exceptions précisées dans la section suivante, on ne peut prolonger le mandat du titulaire pour couvrir la période de congé. On peut toutefois transférer tous les fonds non dépensés au prochain exercice, mais avant la date de fin de la subvention.

Congés : exceptions

Le titulaire de chaire aura droit à un congé d’une durée maximale de deux ans, dans le cas des congés :

• de maternité;
• parental;
• de maladie prolongée;
• de soin de membres de la famille immédiate.

Si le congé est de moins d’un an, les versements faits à l’établissement continuent.

Si le congé est de plus d’un an, les versements seront reportés pendant la durée dépassant un an et reprendront pour la durée originale de la chaire (soit cinq ou sept ans) lorsque le titulaire aura repris son poste à temps plein au sein de l’établissement. Le montant original du financement de la chaire ne changera pas.

Dans ces cas seulement, la période de validité de la chaire peut être prolongée pour une période équivalent au congé, sur demande.

Titulaires de chaire étant candidats à des élections

Conformément à la politique en matière de congés établie par le Secrétariat du Programme, si un titulaire de chaire se présente à des élections municipales, provinciales ou fédérales, son université doit en informer le Secrétariat. Chaque université doit se conformer à ses propres politiques en matière de congés afin de déterminer si le salaire versé au titulaire de chaire lors de la période électorale constitue une dépense admissible ou non (voir la section précédente intitulée Congés : Exceptions). Si le titulaire de chaire remporte l’élection, la chaire devient immédiatement vacante, et la période de cessation progressive de six mois est appliquée au paiement des engagements en cours payées à partir du solde du compte de la chaire. Le titulaire de chaire peut continuer à faire usage de son titre durant son mandat électoral. Si le titulaire de chaire ne remporte pas l’élection, l’université peut demander de mettre fin à son congé.

Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux

Le Programme des chaires de recherche du Canada et le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada autorisent le paiement d’un supplément de congé de maternité ou de congé parental qui sera effectué à même les subventions. Les étudiants et les stagiaires postdoctoraux qui sont admissibles à l’assurance emploi ou à d’autres suppléments de congé de maternité ou de congé parental provenant d’autres sources ne sont pas admissibles au supplément de congé de maternité ou de congé parental.

Fonds non dépensés

Les fonds non dépensés à la fin de la période de validité de la chaire doivent être retournés à la Division des finances du CRSH qui les créditera à l’organisme subventionnaire approprié aux fins de remboursement du Trésor du gouvernement fédéral. Toutefois, les Programmes autorisent une période de prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la chaire d’au plus six mois pour le paiement d’engagements en cours à partir des fonds qui se trouvent encore dans le compte. Cette période peut aller jusqu’à douze mois dans le cas du décès du titulaire. Une fois la période de cessation terminée, l’université doit soumettre un dernier État de compte (formulaire 300) (document PDF, 14 Ko).

Les fonds non dépensés ne pourront être transférés au Fonds général de recherche de l’université.

Lorsqu’une chaire de recherche du Canada est renouvelée, les fonds non dépensés sont automatiquement transférés dans le nouveau compte de la chaire renouvelée. Cela s’applique également dans le cas des titulaires de chaire de niveau 2 qui passe au niveau 1.